Er leven heel wat spookverhalen over de communicatie met marktpartijen in verschillende fases van het aanbestedingsproces. Radiostilte lijkt de regel, maar het blijkt dat contact tussen de markt en de aanbestedende dienst het aanbestedingsproces juist kan verbeteren. Zolang maar aan de aanbestedingsregels wordt voldaan.
Uit onderzoek blijkt dat de inkoop van diensten en producten slimmer, beter en makkelijker kan, zowel voor ondernemers als overheden. Daarom is het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en expertisecentrum Pianoo het initiatief Beter Aanbesteden gestart. Vertegenwoordigers van bedrijfsleven en overheid wisselen in dit traject informatie uit en delen verbeterpunten en vernieuwende werkwijzen met elkaar.
Het aanbestedingsproces kan onderverdeeld worden in vier verschillende fases: de voorbereidingsfase, de specificatiefase, de aanbestedingsfase en de gunning- en evaluatiefase. Pianoo heeft veel voorkomende misvattingen in het aanbestedingsproces in een infographic ‘Beter aanbesteden doe je zo’ gepubliceerd.
In de voorbereidingsfase is het belangrijk om te weten dat de inkoper niet met alle marktpartijen hoeft te praten, maar vooraf een objectieve selectie mag maken. Er mag gewoon contact zijn met huidige leveranciers zolang het over de huidige samenwerkingsovereenkomst gaat en die leverancier niet wordt bevoordeeld boven een andere partij.
In de fase dat het bestek of programma van eisen wordt geschreven, mag de inkoper een conceptprogramma van eisen voorleggen aan de markt. Hier kan weer aanvullende kennis uit komen die meegenomen kan worden in de aanbesteding.
Als de tijd aangebroken is dat de aanbesteding de deur uit gaat, mag er contact zijn tussen een inkoper en een ondernemer. Er gelden wel voorwaarden, maar soms is het zelfs wenselijk om marktpartijen uit te leggen hoe zij het beste kunnen voldoen aan de eisen van uw inkooptraject.
Nadat een opdracht gegund is, is het zinvol om inschrijvers nog wel uit te nodigen voor een gesprek om de gunningsbeslissing toe te lichten. Ook is het altijd goed om de aanbesteding te evalueren met inschrijvers. Daar komen altijd weer nuttige zaken uit voor een volgende aanbestedingsprocedure.