Aandeelhouders van onder meer bv's en leden van verenigingen moeten als het aan het kabinet ligt vanaf 2025 volledig digitaal kunnen vergaderen. Nu moet zo'n vergadering volgens de wet in elk geval nog deels fysiek plaatsvinden.
Rechtspersonen zoals bv's en verenigingen zijn wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een algemene vergadering te houden met aandeelhouders of leden. In de regel wordt tijdens deze vergadering de jaarrekening vastgesteld en vraagt het bestuur om decharge (verdiepingsartikel) voor het gevoerde beleid in het afgelopen jaar. Voor bijvoorbeeld bv's schrijft de wet voor dat deze vergadering in elk geval deels fysiek moet plaatsvinden, in de plaats die in de statuten (tool) is aangewezen. Daarnaast mogen aandeelhouders ook digitaal deelnemen aan de vergadering, als daar in de statuten van de bv een regeling voor is. Daarbij is dan van belang dat aandeelhouders ook via de elektronische weg volwaardig kunnen meedoen aan de discussies, en dus niet alleen maar naar een livestream kunnen kijken.
Het wetboek biedt dus nu al mogelijkheden om deels digitaal te vergaderen. Tijdens de coronacrisis gold daar bovenop nog een tijdelijke wet die een volledig digitale algemene vergadering mogelijk maakte. Toen golden er immers flinke restricties voor fysieke bijeenkomsten. Deze tijdelijke wet is echter met ingang van 1 oktober 2023 vervallen. Maar de behoefte aan digitale vergaderingen is niet afgenomen. In het algemeen zijn op kantoren hybride vergaderingen (infographic) al gemeengoed, waarbij een deel van de deelnemers vanuit huis inbelt. Daarom wil het kabinet regelen dat ook vergaderingen van aandeelhouders of leden helemaal digitaal gehouden kunnen worden. De ministerraad heeft inmiddels groen licht gegeven om het wetsvoorstel dat dit regelt op korte termijn naar de Tweede Kamer te sturen. Als de behandeling in het parlement verder soepel verloopt, kunnen de regels met ingang van 2025 gaan gelden. Het nieuwe wetsvoorstel is op dit moment nog niet openbaar gemaakt.
De digitale vergadering wordt niet verplicht gesteld. Rechtspersonen kunnen straks zelf kiezen in welke vorm zij de vergadering gieten. Wel zijn er aan de volledig digitale vergadering een aantal voorwaarden verbonden, die eerder ook al in een concept-wetsvoorstel aan de orde zijn gekomen. Zo moet er voldoende draagvlak zijn om de vergadering digitaal te doen, en moet het technisch zo ingeregeld zijn dat deelnemers digitaal geïndentificeerd kunnen worden en kunnen stemmen. Daarnaast moet het wetsvoorstel regelen dat bv's de oproep voor een algemene vergadering voortaan ook per e-mail kunnen versturen. Dat is een vereenvoudiging en opzichte van de huidige wet.