Is de OR verplicht informatie te delen met de achterban?

9 maart 2021

Onze bestuurder wil niet dat wij de achterban informeren over lopende adviesaanvragen of instemmingsverzoeken. Hij wil geen onrust in de organisatie tot het besluit genomen is. Mogen of moeten wij deze informatie niet delen?

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat welke informatie uw OR minimaal moet delen met uw achterban. Volgens artikel 14, lid 2 WOR moet uw OR de volgende stukken verspreiden onder alle OR-leden, uw bestuurder en alle personen die in de organisatie werkzaam zijn:

  • de agenda van de OR-vergadering (minimaal zeven dagen voor de vergadering);
  • de verslagen van de OR-vergaderingen;
  • het OR-jaarverslag.

In de WOR staat niets over het delen van informatie over een adviesaanvraag (artikel 25 WOR) of instemmingsverzoek (artikel 27 WOR) met uw achterban.

Welke informatie valt onder de geheimhoudingsplicht?

Het is niet de bedoeling dat de bestuurder te pas en te onpas geheimhouding oplegt. In de praktijk wordt geheimhouding alleen incidenteel opgelegd, en alleen voor zover het specifieke bedrijfsgevoelige informatie betreft. 

Om misverstanden te voorkomen, is het van belang dat de bestuurder hierover duidelijke afspraken maakt met de OR. Zo moeten alle betrokkenen precies weten welke informatie onder de geheimhouding valt. Ook alle informatie waarvan de betrokkenen in verband met een eerder opgelegde geheimhouding het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen, valt hier namelijk onder.

Belangen

Ook al bent u niet verplicht om uw achterban inzage te geven in lopende advies- of instemmingstrajecten, uw OR doet er goed aan om transparant te zijn over de onderwerpen waar uw OR zich voor inzet. En achteraf wilt u uw achterban informeren over de rol die uw OR heeft gespeeld bij het advies- of instemmingsverzoek. Uw OR krijgt zo’n verzoek nu eenmaal niet voor niets.

Een adviesaanvraag of instemmingsverzoek aan de OR betekent dat er grote belangen voor de organisatie mee gemoeid zijn of dat een voorgenomen besluit gevolgen heeft voor alle of groepen werknemers. Het is dan begrijpelijk dat werknemers willen weten hoe dit proces is verlopen en wat uw OR aan uw bestuurder heeft geadviseerd.

Draagvlak

Het is ook in het belang van uw OR dat u uw achterban kunt laten zien welke rol u in dit traject heeft gespeeld; dat u alle belangen heeft meegewogen en welke afweging(en) uw OR heeft gemaakt. Als u uw achterban goed informeert over uw beweegredenen en de totstandkoming van uw advies of besluit om in te stemmen met het voorgenomen besluit van uw bestuurder, toont u uw betrokkenheid bij de achterban. Zo vergroot u het draagvlak onder uw achterban voor het standpunt van uw OR.

Geheimhouding

Voordat u informatie over de adviesaanvraag openbaar maakt, moet u er zeker van zijn dat u deze informatie ook mag delen met uw achterban. De kans bestaat namelijk dat er bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke gegevens in de adviesaanvraag of het instemmingsverzoek staan. Denk bijvoorbeeld aan plannen om bedrijfsactiviteiten te staken, de aanvraag van een belangrijk krediet of informatie over het ziekteverzuimbeleid. Uiteraard moet ook uw OR behoedzaam omgaan met zulke bedrijfsgevoelige informatie.

Om te voorkomen dat deze gegevens op straat komen te liggen, kan uw bestuurder uw OR een geheimhoudingsplicht opleggen (artikel 20 WOR). Daar moeten alle betrokkenen zich aan houden. Niet alleen vanwege het bedrijfsbelang dat ermee gemoeid is, ook omdat schending van de geheimhoudingsplicht een strafbaar feit is.

Maak daarom duidelijke afspraken met uw bestuurder als hij bij een adviesaanvraag of instemmingsverzoek geheimhouding wil opleggen aan uw OR. Is geheimhouding bijvoorbeeld nog redelijk als het traject is afgerond en mag uw OR eventueel wel een samenvatting van het advies- of instemmingstraject publiceren om uw achterban te informeren?

Groen licht

Heeft u groen licht van uw bestuurder, dan zijn er verschillende manieren om uw achterban te informeren over (uw rol bij) het advies- of instemmingstraject. De periodieke OR-nieuwsbrief of intranet liggen het meest voor de hand. Hierin kunt u alle relevante informatie voor uw achterban kwijt en bereikt u in één keer uw hele achterban. U kunt er ook voor kiezen om een aparte mail rond te sturen over de voortgang of uitkomst van het advies- of instemmingstraject. En vanzelfsprekend neemt u het advies- of instemmingstraject ook op in het eerstvolgende OR-jaarverslag.

Overleg met uw bestuurder welke informatie uw OR communiceert en – minstens zo belangrijk – hoe u de boodschap brengt. Zo is het niet voor iedereen prettig om te lezen dat uw OR een positief advies heeft uitgebracht over een grote reorganisatie. Richt u in dat geval vooral op wat uw OR heeft gedaan om de gevolgen voor de achterban beperkt te houden. 



Meer informatie over het instemmingsrecht vindt u in de toolbox Regel het instemmingsrecht van de OR in acht stappen.