Achteraf opgestelde rittenregistratie ongeldig
Om bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak te voorkomen, is het belangrijk dat de rittenregistratie sluitend is. Zo kan een medewerker aantonen welke kilometers voor zakelijk en welke privé gereden zijn. Uit een recente rechtszaak blijkt dat een achteraf opgestelde rittenadministratie op basis van schattingen en waarin gegevens ontbreken, volgens Gerechtshof Amsterdam in ieder geval niet voldoende is.
In deze zaak ging het om een directeur-grootaandeelhouder (dga) met een auto van de zaak. De dga had geen ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aangevraagd bij de Belastingdienst. De bv rekende echter ook geen bijtelling tot het loon van de dga. Naar aanleiding van een boekenonderzoek legde de Belastingdienst een naheffingsaanslag op omdat de bijtelling onterecht achterwege was gebleven. De dga ging in bezwaar tegen deze aanslag en stuurde ter onderbouwing een achteraf opgestelde rittenadministratie mee. Uiteindelijk moest de rechter beoordelen of die rittenadministratie overtuigend bewijs vormde.
Rittenadministratie op basis van aantekeningen
De dga had de rittenadministratie achteraf opgesteld op basis van zijn aantekeningen. Hiervan had hij echter geen kopie bewaard. Daarnaast vermeldde de dga in zijn rittenadministratie voor woon-werkverkeer steeds 25 kilometer terwijl de meest gebruikelijke route slechts 9,4 kilometer was. De dga verklaarde dat hij weleens een andere route reed omdat dit ‘leuker’ was en om de files te vermijden. Verder week hij soms af van de meest gebruikelijke route om bijvoorbeeld een brief te posten of andere boodschappen te doen.
Een schatting van kilometers is onvoldoende
De rechter stelde dat de rittenadministratie achteraf was opgesteld, dat de gereden routes voor woon-werkverkeer niet waren aangegeven én geen reden was opgegeven voor het afwijken van de meest gebruikelijke route. Het standaard opnemen van 25 kilometer voor woon-werkverkeer kwam op de rechter over als een schatting. Daarnaast had de dga niet aangegeven of de ritten voor de diverse boodschappen een zakelijk of privékarakter hadden. De rechtbank vond dat daardoor niet te controleren was of de rittenadministratie sluitend was. De dga kon de rittenadministratie dus niet gebruiken om overtuigend te bewijzen dat hij met de auto van de zaak niet meer dan vijfhonderd kilometer voor privédoeleinden had gereden. Het gerechtshof volgde de rechtbank en hield de naheffingsaanslag in stand.
Gerechtshof Amsterdam, 18 juni 2015, ECLI (verkort): 3051