Achteraf uw rittenregistratie voor uw auto van de zaak invullen en daarbij de afstanden schatten, is geen garantie voor een sluitende rittenadministratie voor de Belastingdienst. Controle is dan onmogelijk, zo oordeelde Rechtbank Haarlem.
Rijdt u of één van uw werknemers in een auto van de zaak, dan is het noodzakelijk om een sluitende rittenregistratie te hebben om onder de bijtelling uit te komen. Hiervoor kunt u bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik’ aanvragen, maar dan moet u bij een eventuele controle wel kunnen aantonen dat u inderdaad minder dan 500 privékilometers heeft gereden. Toen een man in 2009 een verzoek kreeg van de fiscus om vanwege zijn Verklaring een ingevulde vragenlijst en een sluitende rittenregistratie toe te sturen, bleek hij achteraf de afstanden van gemaakte ritten te hebben geschat en aan de hand daarvan de beginstanden te hebben ingevuld. Volgens de inspecteur voldeed de man daardoor niet aan de voorwaarden. Dit leverde de man een naheffingsaanslag met boete op.
De man stapte daarop naar de rechter, omdat volgens hem de rittenadministratie afdoende zou moeten zijn. Maar de rechtbank oordeelde dat de inspecteur vanwege de gebruikte methode niet kon controleren of er sprake was van een sluitende rittenadministratie. Er was namelijk een verschil tussen de beginstand van de kilometerteller per rit en de achteraf berekende beginstand ontstaan door het achteraf schatten. Daarnaast had de man een rit van 339 kilometer niet opgenomen in de administratie. De man wist de rechtbank niet te overtuigen; de naheffingsaanslagen bleven staan, maar de boetes werden wel vernietigd.
Rechtbank Haarlem, 13 september 2012, LJN: BX9453