Spreekt uw organisatie met de werknemers een schriftelijk verbod op privégebruik af voor de auto van de zaak, dan moet u ook toezien op dat verbod. Het is volgens Rechtbank Den Haag onvoldoende als de organisatie het verbod alleen schriftelijk vastlegt.
In deze zaak stelde een organisatie auto’s ter beschikking aan haar werknemers. Met de werknemers werd schriftelijk afgesproken dat ze de auto niet privé mochten gebruiken. Daarnaast stelde de organisatie dat de werknemers vanwege de hoge werkdruk geen behoefte hadden om de auto’s privé te gebruiken. De organisatie rekende daarom geen bijtelling (tool) voor het privégebruik tot het loon van de werknemer. Naar aanleiding van een boekenonderzoek stelde de Belastingdienst dat de bijtelling onterecht achterwege was gebleven en legde een naheffingsaanslag loonheffingen op.
De organisatie vond dat niet terecht, omdat er een verbod op privégebruik was afgesproken met de werknemers. De rechter gaf echter aan dat alleen een schriftelijke vastlegging niet voldoende was, omdat de organisatie ook toezicht moest houden en bij overtreding een passende sanctie moest opleggen. De organisatie kon niet aantonen dat ze het verbod had gehandhaafd. Daarnaast was er geen kilometeradministratie bijgehouden en was het onduidelijk of het bij de ingediende declaraties alleen ging om zakelijke ritten. De fiscus had dus terecht een naheffingsaanslag loonheffingen opgelegd.
Uw organisatie moet een verbod op privégebruik van de bestelauto schriftelijk vastleggen (tool) en bewaren in de loonadministratie. Daarnaast moet uw organisatie toezien op de naleving van het verbod. Dit houdt in dat bij een controle het toezicht aannemelijk moet worden gemaakt. De waarnemingen moeten worden vastgelegd en bewaard bij de loonadministratie. Verder moet uw organisatie bij overtreding van het verbod een sanctie opleggen zoals een geldboete die in verhouding staat met de loonheffingen voor het privégebruik, de nageheven loonheffingen op de werknemer verhalen en ontslag aanzeggen.
Rechtbank Den Haag, 12 november 2015, ECLI (verkort): 15469