Hoe voorkomen we bijtelling voor bestelauto’s die niet privé gebruikt mogen worden?

25 januari 2021

Onze onderneming heeft een aantal bestelauto’s, waarvan het niet de bedoeling is dat die privé gebruikt worden. Is dat handig te regelen?

Uw onderneming mag werknemers verbieden om de bestelauto van de zaak privé te gebruiken. Er is dan dus geen sprake van bijtelling. Als voorwaarde voor het niet bijtellen geldt dat u het verbod op privégebruik in een schriftelijke afspraak met de werknemer vastlegt en deze afspraak in uw administratie bewaart.

Verder moet u (aantoonbaar) voldoende toezicht houden op naleving (of overtreding) van het verbod en uw bevindingen daarbij vastleggen. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld de kilometerstanden te controleren, na te gaan wanneer eventuele verkeersovertredingen zijn begaan, de hoeveelheid verbruikte brandstof te controleren en te controleren of uw werknemers buiten werktijd brandstof hebben getankt.

Passende sanctie opleggen

Ook moet u een passende sanctie opleggen bij overtreding van het verbod. De fiscus noemt als passende sancties een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over de bijtelling, het verhalen van de bij uw onderneming nageheven loonheffingen op de werknemers of zelfs ontslag.

Collectieve afspraak Belastingdienst

U kunt met de Belastingdienst een collectieve afspraak maken voor een verbod voor (een groep) werknemers op het privégebruik van de ter beschikking gestelde bestelauto’s. U moet de afspraak schriftelijk vastleggen en hier aantoonbaar toezicht op houden en uw bevindingen ook altijd schriftelijk vastleggen. Het grote voordeel van een collectieve afspraak voor meerdere werknemers ineens is dat de bijtelling en rittenregistratie niet meer nodig zijn: de gemaakte afspraak met de fiscus geldt als bewijs. Uw administratieve lasten verminderen dus.