De ‘Verklaring geen privégebruik auto' geldt voor onbepaalde tijd. Dit betekent dat een werknemer deze verklaring moet intrekken als de situatie wijzigt. Als hij dat doet, moet hij de werkgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen. Als de werknemer bij de Belastingdienst aangeeft dat hij in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, krijgt de werkgever een brief over de intrekking met informatie die voor hem als werkgever belangrijk is.
Het formulier voor wijzigingen of intrekking van de verklaring moet in de volgende gevallen worden ingevuld:

• Het privégebruik van de auto van de zaak overschrijdt de 500-kilometergrens.
• De werknemer heeft geen auto meer tot zijn beschikking.
• De werknemer gaat in een bestelauto rijden die hij buiten werktijd niet kan gebruiken
• De werknemer gaat in een bestelauto rijden waarvoor een schriftelijk verbod op privégebruik geldt.
• De werknemer gaat in een bestelauto rijden die (nagenoeg) alleen geschikt is voor het vervoer van goederen.
• De werknemer gaat in een bestelauto rijden waarvoor eindheffing geldt.
• De werknemer gaat in een (bestel)auto rijden waarvoor de werkgever met de Belastingdienst een (collectieve) afspraak voor het privégebruik hebt gemaakt.

Voorkom aansprakelijkheid

Begeleid de medewerker zo goed mogelijk. Hoewel u niet aansprakelijk bent zolang de verklaring van kracht is, kan de fiscus u bij onrechtmatig gebruik controleren op eventuele ‘medeplichtigheid'.

Werknemers kunnen het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto' downloaden van de website van de Belastingdienst.