Wie betaalt buitenlandse kosten voor brandstof en tol?

Question

Hoe kunnen we de kosten voor brandstof, parkeren en tol behandelen die de werknemer in het buitenland maakt voor zijn auto van de zaak?

Accepted Answer

In de praktijk spreekt men vaak over een auto van de zaak. De Belastingdienst hanteert hiervoor het begrip ter beschikking stellen van een auto. Of hier sprake van is, is onder andere afhankelijk van de vraag of de werknemer de feitelijke macht over de auto uitoefent of kan uitoefenen. Dit betekent dat de werknemer niet alleen de mogelijkheid heeft de auto te (laten) besturen, maar ook kan bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt. U kunt dit zelf feitelijk vaststellen met de ‘Handreiking privégebruik auto’ van de Belastingdienst.

Zakelijk of privégebruik

Wanneer sprake is van een ter beschikking gestelde auto, moet de volgende belangrijke vraag beantwoord worden: is er sprake van zakelijk of privégebruik?

Gebruikt de werknemer de ter beschikking gestelde auto in het buitenland alleen zakelijk? Dan vormen de kosten die met dit gebruik samenhangen intermediaire kosten. Bedragen die de werknemer eventueel heeft voorgeschoten voor tanken en/of tol kan hij bij u declareren. Deze mag u vervolgens onbelast aan de werknemer terugbetalen.

Bij privégebruik van de ter beschikking gestelde auto ligt dit mogelijk anders. Is er schriftelijk met de werknemer afgesproken dat uw organisatie alle kosten voor haar rekening neemt? Dan kan de werknemer ook in het buitenland, tijdens zijn vakantie, op kosten van de zaak tanken en eventuele tol afrekenen. De Belastingdienst stelt als eis voor zulke betalingen dat sprake moet zijn van zakelijke kosten. Met een tankpas die ook in het buitenland werkt en/of een pinpas die de werknemer in het buitenland kan gebruiken om namens uw organisatie kosten voor de ter beschikking gestelde auto te betalen, voorkomt u discussies met de Belastingdienst over de zakelijkheid van de betalingen.

Heeft uw werknemer in het buitenland niet de beschikking over een werkende tankpas of een zakelijke pinpas? Ook dan mag u – onder voorwaarde dat sprake is van zakelijke kosten – brandstof- en tolkosten die de werknemer namens uw organisatie heeft voorgeschoten onbelast terugbetalen. Het is verstandig om vooraf bij uw belastinginspecteur te toetsen of de schriftelijke afspraken die hierover met de werknemer zijn gemaakt, voldoen aan het zakelijkheidscriterium zoals de Belastingdienst dat stelt. Daarmee voorkomt u discussie en mogelijke naheffing achteraf.

Met de auto naar en in het buitenland reizen

De meeste werkgevers willen niet de extra brandstof- en tolkosten betalen die de werknemer tijdens zijn vakantie maakt in de ter beschikking staande auto. Toch kan de werknemer relatief goedkoop met de auto naar en in het buitenland reizen als uw organisatie hierover voorafgaand schriftelijk met de werknemer afspreekt dat deze kosten worden beschouwd als een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik van de auto.

Een deel van de waarde van de ter beschikking gestelde auto – de bijtelling – wordt vanwege privégebruik bij het loon van de werknemer geteld. Hij betaalt hierover de loonheffing. De eigen bijdrage die de werknemer betaalt voor het privégebruik mag u in mindering brengen op de bijtelling. Als de werknemer na afloop van zijn vakantie de gemaakte kosten gespecificeerd bij u indient, kunt u het bedrag als eigen bijdrage in mindering brengen op de bijtelling. De werknemer betaalt dan lagere loonheffing. Let op, op jaarbasis mag de bijtelling nooit lager dan nihil zijn.

Vorobeeld eigen bijdrage voor privégebruik

Een voorbeeld. Een werknemer heeft een maandloon van € 3.000 en rijdt in een ter beschikking gestelde auto met een waarde van € 30.000. Vanwege privégebruik geldt voor deze werknemer een bijtellingspercentage van 22%. De werknemer gaat in juli op vakantie naar Frankrijk. Aan brandstof- en tolkosten is hij € 560 kwijt. Er is afgesproken deze kosten als eigen bijdrage voor privégebruik te behandelen.

De fiscale bijtelling voor de werknemer is maandelijks € 550 (22% × 30.000 × 1/12). De werknemer betaalt over € 3.550 loonheffing; maandelijks € 853,75. Over de maand juli wordt het belastbaar loon als gevolg van de eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik € 2990 (3000 + 550 – 560). De werknemer betaalt nu € 586,33 loonheffing. Van de € 560 gemaakte kosten krijgt hij op deze manier nog € 267,42 terug.

Dit antwoord is geschreven door Reintjan Weeber, kennismanager wet- en regelgeving bij Centric HR & Payroll Solutions

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Wie betaalt buitenlandse kosten voor brandstof en tol?

30 juni 2022

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Auto van de zaak