Neem bedrijfsmiddelen op in het bedrijfscontinuïteitsplan

Hoewel organisaties nog steeds gebruikmaken van steunpakketten, komt aan dat aanbod een keer een eind. Voor organisaties is het belangrijk om dan zelf met creatieve oplossingen te komen om bedrijfscontinuïteit te borgen en een faillissement te voorkomen. Een bedrijfscontinuïteitsplan is daarvoor een handig instrument. Vergeet daarbij niet ook te kijken naar de bedrijfsmiddelen.

7 mei 2021 | Door redactie

De coronapandemie (tool) heeft laten zien dat het maanden of zelfs jaren kan duren voordat een crisis voorbijgaat. Het loont dus onmiddellijk om altijd te weten welke risico’s een organisatie loopt en wat er te doen valt om het voortbestaan te garanderen. Op die manier kunt u een faillissement mogelijk voorkomen. Het is verstandig om preventief in kaart te brengen wat de kernelementen van een organisatie zijn. Op basis van zo’n analyse wordt duidelijk waar de belangrijkste kwetsbaarheden liggen. Een beproefde methode voor het procesgeoriënteerd in kaart brengen en documenteren van de bedrijfscontinuïteit is het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan. Het doel daarvan is het minimaliseren van de impact van een crisis op de continuïteit van de kernprocessen. In het bedrijfscontinuïteitsplan staat welke zaken, mensen en diensten de organisatie definiëren en welke aanpak nodig is op het moment dat deze elementen in hun bestaan worden bedreigd.

Risicobeheer van bedrijfsmiddelen is belangrijk

Het is belangrijk om in deze analyse ook de bedrijfsmiddelen mee te nemen. Die worden nog wel eens over het hoofd gezien. Bedrijfsmiddelen zijn goederen die in de organisatie worden gebruikt en die niet zijn aangeschaft met het doel deze (meteen door) te verkopen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om trucks, trailers, werktuigen, machines, kopieermachines, computers, servers, software en scanners. Het beheren van de bedrijfsmiddelen om de continuïteit te garanderen, begint bij inzicht te verkrijgen in welke bedrijfsmiddelen er zijn. Begin met het risicobeheer van deze bedrijfsmiddelen en de beheersmaatregelen die nodig zijn om deze risico’s te verlagen. Denk hierbij ook aan de bedrijfsmiddelen die externe leveranciers aanvoeren en waar de organisatie afhankelijk van is.

Beveiliging van bedrijfsmiddelen is essentieel voor de bedrijfscontinuïteit

De organisatie moet deze bedrijfsmiddelen beveiligen om de continuïteit te kunnen waarborgen. Neem dus maatregelen om de risico’s voor de bedrijfsmiddelen te beperken. Daarbij gaat het om:

  • fysieke beveiliging (bijvoorbeeld sloten op deuren en kasten en bezoekersregistratie);
  • beveiliging van apparatuur, zoals periodiek onderhoud, hergebruik en vernietiging van apparatuur waar data op staat en omgang met usb-sticks en laptop;
  • beveiliging van systemen door bijvoorbeeld firewalls, toegangsbeveiliging en tijdige software-updates;
  • beveiliging van informatie door ‘clear desk policy’, ‘clear screen policy’ en toegangsbeheer;
  • communicatie met werknemers om te zorgen voor bewustzijn door introductie tijdens onboarding en het opnemen in het beleid of een reglement.

Om overzicht te houden van alle bedrijfsmiddelen binnen de organisatie is een IT-assetregister een handig hulpmiddel. Een IT-assetregister is een instrument waarmee IT-hardware, pc’s en apparatuur zijn te registreren en controleren. Met dit register is er niet alleen zicht op de bedrijfsmiddelen in real-time volgen, maar ook aangepaste rapporten over welke hardware er in de organisatie zijn en wie ze gebruikt zijn snel toegankelijk.