Hoe schrijf ik een beleidsplan als OR-secretaris?

22 juli 2019

Onze OR vindt dat er een beleidsplan moet komen en ze verwachten van mij, OR-secretaris, dat ik het ga schrijven. Maar hoe doe ik dat: waar begin ik? Heeft OR Rendement voorbeelden of modellen die ik kan gebruiken?

Een kant-en-klaar model heeft OR Rendement niet voor u. Zo’n beleidsplan is ook niet te standaardiseren, omdat elke OR eigen ideeën heeft over wat in zo’n plan moet staan. Een model zou dan één bepaalde opvatting opleggen. Voorbeelden kunt u ongetwijfeld bij andere raden opvragen, maar die hebben hetzelfde nadeel. Wat goed is voor een andere OR, hoeft nog niet goed voor uw OR te zijn.

Werkplan

Uw OR lijkt zich er wat makkelijk van af te maken. ‘Wij hebben een beleidsplan nodig; schrijf jij het maar!’ Hebben uw OR-collega’s echt niet duidelijk gemaakt welke inhoud ze zich daarbij voorstellen? Strikt genomen beschrijft een beleidsplan de doelstellingen, meestal vanuit een visie en missie en vaak voorafgegaan door een analyse van de stand van zaken. Ondernemingsraden bestaan voor een groot deel uit ‘doeners’ die al snel behoefte hebben aan duidelijkheid over wat er de komende tijd gedaan moet worden. Het gaat ze dan meer om een werkplan dan een beleidsplan. Toch is het goed eerst prioriteiten te stellen en dan pas te kijken naar de uitwerking in concrete acties.

Keuzes voor plan

Laat de OR dus eerst keuzes maken. Stel daarvoor vragen zoals: hoe kijkt de OR nu tegen de organisatie aan; wat gaat goed en wat moet beter? Laat de OR-leden vervolgens drie tot vijf onderwerpen selecteren waarop de OR zich met name wil gaan richten (prioriteiten); wat wil de OR daarin bereiken (doelstellingen)? Werk eerst dit deel uit en laat het eventueel gewijzigd door de OR vaststellen. Stel dan per onderwerp werkgroepjes in en geef ze een deadline om een voorstel in te leveren over het realiseren van hun doel(en). De ene groep zal daar beter in slagen dan de andere, maar dat maakt niet uit. Het gaat erom dat er iets op tafel ligt dat de OR kan aannemen, veranderen of verwerpen. Als uw OR deze werkwijze volgt, ontstaat er uiteindelijk een beleidsof werkplan dat zowel recht doet aan de noodzaak om keuzes te maken als aan de behoefte om gestructureerd en doelgericht te werken. Daarmee zet uw OR een flinke stap in professionalisering. Ook verliest het OR-werk hiermee zijn reactieve karakter: voornamelijk reageren op de vragen van de bestuurder. Dat vereist wel dat de OR het beleids- of werkplan echt als werkdocument gebruikt en het regelmatig bijstelt naar aanleiding van de actualiteit en nieuwe inzichten.

Bijstellen van beleid

Wat betreft dat bijstellen moet u ervan uitgaan dat de gemaakte keuzes in prioriteiten en doelstellingen in principe de gehele zittingsperiode gelden. Een jaarlijkse controle en eventuele aanpassing is voldoende. Voor voorgenomen concrete acties geldt dat hoe serieuzer eraan gewerkt wordt, hoe vaker u ze moet bijstellen. Het dagelijks OR-bestuur (voorzitter en secretaris) moet de vinger goed aan de pols houden. Elk kwartaal controleren of aanpassing nodig is, is geen overbodige luxe.

Visie op werkwijze OR in beleidsplan opnemen

Sommige raden gaan in hun beleidsplan nog een stap verder en beschrijven ook hun visie op de plaats, taak en functie van de OR. Het gaat dan niet alleen om wat u wilt doen maar ook over hoe u dat denkt aan te pakken. Daar is veel voor te zeggen, want dit zijn vaak terugkerende interne discussies in een OR. Stel uzelf daarvoor de volgende vragen:

  • Hoe formeel stelt de OR zich op?
  • Hoeveel contact zoekt de OR met de achterban?
  • Op welk moment wil de OR instappen in het besluitvormingsproces?
  • Hoe sterk wil de OR alle belangen afwegen of juist meer inzetten op het personele belang?
  • Hoe sterk wil de OR het standpunt van de betrokken achterban uitdragen?
  • Wil de OR alleen reageren of ook zelf initiatieven nemen?
  • Hoeveel samenhang binnen de eigen OR streeft de OR na?