Bij het omzetten van een papieren administratie naar een digitale administratie moet elke organisatie een aantal regels in acht nemen. En ook al zijn er verschillende manieren om te digitaliseren, voor beide vormen geldt de wettelijke bewaarplicht. Waar moeten organisaties op letten bij de conversie van papier naar digitaal?
Het uitgangspunt bij het omzetten van de papieren administratie naar digitaal is dat de administratie en documenten niet minder bruikbaar mogen zijn dan de traditionele administratie. De gegevens moeten ook inhoudelijk overeenkomen. Daarbij zijn er een aantal voorwaarden die helpen om aan dit uitgangspunt te voldoen. Zo moeten er technische en organisatorische waarborgen worden getroffen voor behoud en beveiliging van de gegevens. Een selectie van de originelen maken is niet toegestaan: er mogen geen gegevens verloren gaan, zo leert de bewaarplicht. Flexibel en leesbaar reproduceren is belangrijk. Daarbij speelt ook de termijn van het uitvoeren van een controle een rol. Een boekencontrole moet binnen een redelijke termijn uit te voeren zijn en dat schept eventueel voorwaarden aan de manier waarop u een conversie maakt. Houd bij de omzetting dus ook de uiteindelijke boekencontrole in het oog
Alle omgezette gegevens moeten in detail aansluiten bij het origineel. Dat betekent dat ook echtheidskenmerken (watermerk, briefhoofd, logo of kenmerkend kleuren papier) behouden moeten blijven. Gebruik dus een kleurenscanner. Daarnaast is de integriteit belangrijk. Dat betekent dat een document dezelfde vorm, inhoud en structuur heeft als het document had op het tijdstip van opmaken en ontvangen. Zo moet een factuur in de administratie herkenbaar blijven als het document dat van de leverancier afkomstig is en de inhoud ervan onveranderd zijn.
Als u aan deze voorwaarden voldoet, hoeft u de originele (papieren) documenten niet meer te bewaren. In de tool Bewaarplicht en bewaartermijn fiscale en bedrijfsgegevens vindt u een overzicht van bedrijfsgegevens die u verplicht moet bewaren, samen met de bewaartermijn. Ook kunt u in deze tool bijhouden op welke plaats in de organisatie deze worden bewaard en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo heeft u een handig overzicht om op terug te vallen.
In de rubriek 'Vragen over' behandelt Rendement een onderwerp waar lezers veel vragen over hebben. Heeft u ook een vraag? Stel deze dan aan de adviseurs van de Adviesdesk!