De opgaaf gegevens voor de loonheffingen die de werknemer vóór de eerste loonbetaling bij uw onderneming moet inleveren, hoeft niet met de hand ondertekend te zijn. De digitale handtekening die eronder komt, moet wel wettelijk erkend zijn.
U moet van elke werknemer een gedateerde en ondertekende verklaring hebben waarin hij aangeeft of u bij de verloning de loonheffingskorting voor hem moet toepassen of niet. Hierin moeten minimaal de gegevens staan die u vindt in het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (pdf) van de Belastingdienst. Dat brengt nogal wat administratieve rompslomp met zich mee.
U moet het formulier aan de werknemer aanleveren, die moet het invullen, ondertekenen en terugsturen, dan moet u het verwerken en vervolgens archiveren. De Belastingdienst heeft onlangs bevestigd dat u deze administratieve klus ook helemaal digitaal mag afhandelen, zolang u maar een wettelijk erkende digitale handtekening gebruikt.
Een erkende digitale of elektronische handtekening is niet zomaar een scan van de handtekening van de werknemer. Het gaat hierbij om een elektronische handtekening die wordt gecontroleerd met behulp van een certificaat dat door een erkende partij is uitgegeven. Deze dienstverlener moet ingeschreven staan bij telecomopzichthouder OPTA.
Een gekwalificeerde digitale handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn toegevoegd aan het oorspronkelijke digitale document. Bij het openen van het document worden dan controles op de ondertekening uitgevoerd. Als er iets niet in orde is, verschijnt er een waarschuwing op het scherm. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is.