Moeten we een verlopen ID-bewijs in de administratie vervangen?

2 december 2020

Is het nodig dat wij een nieuwe kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer maken als het exemplaar waarvan we een kopie in de administratie hebben niet meer geldig is?

Nee, dat hoeft niet. U bewaart een kopie van een identiteitsbewijs dat geldig is op het moment van indiensttreding. Als dit bewijs tijdens het dienstverband verloopt, hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs van de werknemer op te nemen. Sterker nog, als u dat zou doen en de oude kopie zou vernietigen, voldoet u niet (meer) aan de bewaarplicht! Die geldt namelijk voor het identiteitsbewijs dat is gebruikt voor het voldoen aan de verificatieplicht, en dus het bewijs dat geldig was bij indiensttreding.

Oorspronkelijke kopieën ook bewaren

Als u het zelf prettig vindt om de kopietjes van identiteitsbewijzen te actualiseren is dat uiteraard prima, zolang u maar de oorspronkelijke kopieën ook bewaart. Overigens bent u voor werknemers van buiten de EER wel verplicht om (ook) een kopie van een nieuw geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier te bewaren.

Uw bewaarplicht van de bij indiensttreding gemaakte kopie van het identiteitsbewijs geldt vijf volle kalenderjaren na het jaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Wat bewaart u in de administratie? Bij indiensttreding heeft u de identiteit van de werknemer gecontroleerd met een identiteitsbewijs. U moet dan dus een kopie hiervan van de nieuwe werknemer in de loonadministratie bewaren. Denk eraan dat u ook (een kopie van) de eventuele tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid in uw administratie bewaart.

Herkenbaar en leesbaar

Van het identiteitsbewijs hoeft u alleen een kopie te bewaren van de pagina’s waarop informatie staat. Kopietjes van de lege pagina’s zijn dus niet nodig. De kopie moet verder zodanig zijn dat het BSN en het nummer en de aard van het identiteitsbewijs duidelijk leesbaar zijn en de pasfoto goed herkenbaar is. Is dat niet het geval, dan moet u die zaken afzonderlijk in de salarisadministratie vastleggen (of een nieuwe, betere kopie maken).



Meer informatie over de identificatieplicht van de werkgever vindt u in de toolbox Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen.