Werk vakantiekrachten op de financiële administratie goed in

De vakantieperiode staat weer voor de deur. Maar u gaat pas rustig op vakantie, als u zeker weet dat uw organisatie goed blijft draaien. U kunt daarvoor vakantiekrachten inhuren. Als uw organisatie dat doet, licht deze dan goed voor over zaken als acquisitiefraude. Juist in de vakantieperiode sturen fraudeurs graag facturen namens een organisatie die de vakantiekracht niets zegt.

5 juli 2019 | Door redactie

Acquisitiefraudeurs weten dat in de vakantieperiode oproep- of vakantiekrachten rondlopen bij organisaties die niet altijd goed zijn ingewerkt. Dat is een aantrekkelijk gegeven voor fraudeurs. Een minder ervaren werknemer of vakantiekracht die tijdelijk invalt op de administratie, heeft dan bijvoorbeeld toegezegd om een klein bedrag te betalen, niet wetende dat het eigenlijk gaat om een contract met een maandelijkse betaalplicht. Onder acquisitiefraude vallen ook spookfacturen (tool): brieven die er uitzien als facturen compleet met acceptgiro.

Stel vakantiekrachten op de hoogte van vaste leveranciers

Om te voorkomen dat er geld naar deze malafide organisaties en partijen gaat, moet u ervoor zorgen dat uw vakantiekrachten goed zijn ingewerkt. Stel de vakantiekracht op de hoogte van uw vaste leveranciers en laat weten welke offertes of facturen zijn goedgekeurd. Stel hiervan een dossier op zodat de tijdelijke werknemer kan  controleren of er inderdaad afspraken zijn met een bepaalde partij. Verder kunt u afspreken dat hij niet ingaat op nieuwe voorstellen of aanbiedingen, telefoontjes van onbekende partijen noteert en brieven, faxen en facturen bewaart. Zodra de vaste werknemer terug is van vakantie, kan deze de zaken dan verder afhandelen en bijvoorbeeld ingaan tegen een factuur (tool).

Bijlagen bij dit bericht

Voorkom acquisitiefraude
E-learning | VideoCollege 19 minuten