Goed rapporteren is noodzakelijk voor OR

Het lezen en opstellen van rapportages vormt een belangrijk onderdeel van het OR-werk. De OR krijgt van de bestuurder allerlei informatie die de OR-leden goed moeten kunnen interpreteren. Omgekeerd moet de OR de bestuurder informeren over zijn standpunt bij een adviesplichtig (artikel 25 WOR) of instemmingsplichtig (artikel 27 WOR) besluit en legt de OR verantwoording af aan de achterban met bijvoorbeeld het OR-jaarverslag. 

Rapporteren aan de achterban

De OR moet regelmatig rapporteren aan zijn achterban over zijn activiteiten en de resultaten van het OR-werk. Dit staat in artikel 14, lid 2f tot en met h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De OR vertegenwoordigt tenslotte de werknemers in het overleg met de bestuurder (artikel) en dan is het vanzelfsprekend om hierover ook duidelijk te communiceren naar de achterban. Het is de kunst om hier een goede balans in te vinden. De informatieverstrekking moet dus zo ingericht zijn dat de achterban niet het gevoel krijgt te worden lastiggevallen, maar wel toegang heeft tot alle relevante informatie van het OR-werk. 

OR moet niet te veel en niet te weinig informatie verstrekken

Om de achterban niet te bombarderen met informatie, kan de OR er bijvoorbeeld voor kiezen om eens per maand of kwartaal een OR-nieuwsbrief (tool) uit te brengen en daarnaast een intranet of social-mediapagina op te zetten. Zo heeft de OR vaste kanalen om contact te onderhouden met de achterban en verslag te doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezighoudt.
Bij de notulen van de vergadering is het handig als de OR twee versies maakt: een uitgebreid en een beknopt vergaderverslag. Het uitgebreide verslag is bedoeld voor de genodigden van de vergadering, het beknopte verslag voor de achterban. Bijkomend voordeel van zo'n beknopte versie voor de achterban is dat de OR de informatie die valt onder de geheimhoudingsplicht (artikel) makkelijk kan filteren.

Rapportage vanuit de bestuurder

Om zijn OR-taken goed te kunnen doen en echt invloed uit te kunnen oefenen, moet de OR beschikken over een permanente informatiestroom. De OR heeft recht op de volgende inlichtingen van de bestuurder:

• Basisinformatie (artikel 31 WOR): een standaardpakket dat bij aanvang van de zittingsperiode en tussentijdse wijziging moet worden verstrekt. Doorgaans gaat het hier om gegevens die algemeen bekend zijn en voor OR-leden dan ook weinig nieuws bevatten. Aan een wijziging van de te verstrekken informatie gaat meestal een adviesprocedure vooraf.
• Financieel-economische informatie (artikel 31a WOR): het gaat om het algemene reilen en zeilen van de organisatie, dus ook om organisatorische zaken. De OR heeft minimaal twee keer per jaar recht op zowel (de resultaten van) het gevoerde als van het te voeren beleid.
• Sociale informatie (artikel 31b WOR): de bestuurder moet de OR eens per jaar informeren over het gevoerde en te voeren sociaal beleid.

Volgens artikel 31, lid 1 WOR heeft de OR recht op alle informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft om zijn medezeggenschapstaken te kunnen vervullen. De bestuurder is dan ook verplicht om deze informatie te verstrekken als de OR daarom vraagt.