Hoe lang mag ik volgens de AVG functioneringsgesprekken bewaren?

Publicatiedatum 24 juli 2019

Hoe lang mag mijn organisatie de verslagen van functioneringsgesprekken bewaren van werknemers die al heel lang in dienst zijn?

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag u de persoonsgegevens van werknemers in uw administratie niet langer bewaren dan ‘noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt worden’. Voor een aantal gegevens in het personeelsdossier gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo moet u een kopie van het identiteitsbewijs of tewerkstellingsvergunning na uitdiensttreding van de werknemer nog vijf jaar bewaren.

Gegevens in personeelsdossier

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan er geen wettelijke bewaartermijnen, zoals voor verslagen van loopbaanplannen en functioneringsen beoordelingsgesprekken. In dat geval wordt een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding in de regel als redelijk gezien.
In principe kunt u met een goede motivatie afwijken van de richtlijn van twee jaar. En dat is maar goed ook, want voor een werknemer die nog bij uw onderneming in dienst is, kan een verslag van een beoordelingsgesprek dat drie jaar geleden is gevoerd nog relevant zijn. Sterker nog: u heeft deze gegevens nodig als u bijvoorbeeld een dossier wilt opbouwen vanwege disfunctioneren van de werknemer.

Verslag van beoordelingsgesprek

Aan de andere kant is het de vraag of een verslag van een beoordelingsgesprek dat tien jaar geleden is gevoerd nu nog relevant is, en of uw organisatie de werknemer niet te veel ‘belast’ door dit te bewaren. U zult in dit soort situaties altijd een belangenafweging moeten maken tussen:

  • het belang van uw onderneming bij het bewaren van de gegevens; en
  • het belang van de werknemer bij het verwijderen van die gegevens.

Ontstaat hierover een conflict, dan zal de rechter uitspraak moeten doen. Mogelijk geeft de rechtspraak hier de komende tijd meer duidelijkheid over.