In principe is de werkgever in dit geval degene die een mailbox ter beschikking stelt aan de werknemer. Daarmee is de werkgever ook de eigenaar het account. Dat kan natuurlijk gebruikt worden voor privédoeleinden. De werknemer kan zelf onderscheid maken tussen zakelijke mail en privémail.

Persoonlijke e-mail apart

Dit doet de werknemer door privémail in een aparte map te bewaren (bijvoorbeeld met de titel ‘persoonlijk’). Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.

Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag de werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet de werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen.

Bij het lezen van e-mail moet de werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien. Het is aan te raden dat de werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte de zakelijke e-mail kan worden gecheckt.

Zakelijk e-mailaccount aanhouden

De enige manier om een e-mailaccount aan te houden na uitdiensttreding is bij machte van de werkgever. Wanneer een werknemer uit dienst treedt, kan het voor een werkgever handig zijn om het zakelijke e-mailaccount van deze werknemer aan te houden om hierbij zicht te houden op eventuele e-mails van klanten of relaties.

Dit kan op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming alleen onder de twee grondslagen: toestemming of het gerechtvaardigd belang. Hierbij is het gerechtvaardigd belang het meest voor de hand liggend, aangezien de werkgever een bedrijfsbelang heeft om klanten en/of relaties die het oude e-mailaccount gebruiken alsnog te kunnen helpen. Stel hierbij vooraf een bepaalde openstellingstermijn vast.