Mogen loonstroken digitaal verstuurd worden?

Question

Onze organisatie wil de loonstroken digitaal naar werknemers gaan sturen. Waarmee moeten we in het kader van privacywet AVG allemaal rekening houden?

Accepted Answer

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) zegt allereerst dat je organisatie een grondslag moet hebben om persoonsgegevens te verwerken. Er bestaan zes grondslagen, waarvan één het uitvoeren van een overeenkomst is. Omdat je organisatie arbeidsovereenkomsten met haar werknemers heeft afgesloten, kan ze zich beroepen op deze grondslag om persoonsgegevens van het personeel te mogen verwerken.

Maatregelen om persoonsgegevens te beschermen

Maar om persoonsgegevens van medewerkers via de e-mail te mogen versturen, is niet alleen deze grondslag van belang; beveiliging speelt ook een grote rol. Gegevens op loonstroken vallen dan wel niet onder de zogeheten bijzondere persoonsgegevens, maar ze vragen wel om extra bescherming. De financiële gegevens op salarisstroken kunnen namelijk impact hebben op de levenssfeer van de werknemer in kwestie.

Denk maar aan loonbeslag. Het kan heel vervelend voor een medewerker uitpakken als dergelijke informatie op straat komt te liggen. De privacywet eist dan ook dat organisaties passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen. Dat betekent in dit geval concreet dat je organisatie ervoor moet zorgen dat de e-mailberichten stevig versleuteld zijn en over een adequaat beveiligde server verstuurd worden.

Salarisstrokenportaal beter alternatief

Het is maar de vraag of je organisatie het juiste beveiligingsniveau kan garanderen. Om het zekere voor het onzekere te nemen, kan je organisatie wellicht beter kiezen voor een salarisstrokenportaal; die zijn een stuk technisch beter te beveiligen. Kanttekening is wel dat een scherp wachtwoordenbeleid cruciaal is om werknemers veilig gebruik te laten maken van zo’n portaal.

Twee hulpmiddelen voor de digitale loonstrook zijn de checklist Aandachtspunten bij de digitale loonstrook en de voorbeeldbrief Toestemming vragen voor digitale loonstrook.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Mogen loonstroken digitaal verstuurd worden?

16 december 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)