Mogen we gegevens over het kind van een werknemer bewaren?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Als een werknemer een kind krijgt, wat moeten we dan doen met de gegevens die we daarover ontvangen? Mogen we die bewaren of niet?

In veel organisaties is het een standaardvraag op het indiensttredingsformulier: heeft de werknemer kinderen? Die informatie kan erg handig zijn voor zaken als zwangerschaps- en bevallingsverlof, kraamverlof, sinterklaasfeestjes en -cadeautjes van de zaak, ouderschapsverlof, calamiteitenverlof, zorgverlof en eventueel zelfs voor een aanpassing van de pensioenopbouw van de werknemer.

Administreren

Voor veel van bovenstaande regelingen is het van belang om de geboortedatum van het kind te weten: ouderschapsverlof mag bijvoorbeeld alleen opgenomen voor kinderen tot acht jaar. Toch is het zeer de vraag of u de gegevens van kinderen ook mag administreren als u ze (nog) niet nodig heeft. Als een werknemer geen ouderschapsverlof op wil nemen, het zwangerschaps- en bevallingsverlof of kraamverlof al voorbij is en er (nog) geen calamiteitenverlof of zorgverlof opgenomen wordt, heeft u die persoonsgegevens namelijk niet nodig. Onder de Algemene verordening gegevensbescherming mag u alleen nog persoonsgegevens opslaan als dat noodzakelijk is. Gegevens van de kinderen – en de partner – van de werknemer zijn vaak niet noodzakelijk. U mag die dan ook niet bewaren en mag de werknemer er pas om vragen als u ze daadwerkelijk nodig heeft.