Bescherm privacy bij videobellen

1 juli 2024 | Door redactie

Videobellen is tegenwoordig een veel voorkomende vorm van vergaderen. Daarbij kan de privacy van werknemers in het geding zijn. De bestuurder moet de ondernemingsraad (OR) om instemming vragen als hij videobellen wil invoeren voor het overleg. Waar moet de OR dan op letten?

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij een regeling over het werkoverleg (artikel 27, lid 1i WOR) en bij een regeling op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens van de in de organisatie werkzame personen (artikel 27, lid 1k WOR). Het besluit om het werkoverleg middels videobellen te voeren, moet dus in ieder geval langs de OR voor instemming. Maar omdat bij videovergaderen mogelijk persoonsgegevens worden verzameld, is eigenlijk elke vorm van videobellen tijdens het werk instemmingsplichtig. Daarbij is de keuze van de videobel-app van belang. Zo is het de vraag welke gegevens de app verzamelt, wat de app daarmee doet en of de communicatie beveiligd is. De werkgever moet een app kiezen en beschikbaar stellen die de privacy van de werknemers waarborgt. Ook is het hem zonder instemming van de OR niet toegestaan om beelden op te slaan en terug te kijken.

Aandachtspunten bij invoering videobellen

Allereerst is het de vraag met welk doel de werkgever het videobellen invoert en of dat volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een goede reden is (grondslag). Dat geldt ook voor het opnemen van het overleg, bijvoorbeeld om het later terug te kunnen kijken. De werkgever mag het gebruik van de webcam niet verplichten. Voor de OR is het van belang om bij de instemmingsaanvraag voor het invoeren van het videovergaderen goed te bekijken of de werkgever rekening heeft gehouden met onderstaande aandachtspunten:  

Meer informatie over efficiënte vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.