Als de werkgever een nieuw functiewaarderingssysteem wil invoeren, moet hij dit plan eerst voorleggen aan de ondernemingsraad (OR). De OR heeft namelijk instemmingsrecht bij een voorgenomen besluit tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van een functiewaarderingssysteem. De OR moet erop letten dat het functiewaarderingssysteem leidt tot een eerlijke beloning van werknemers.
Om de beloning van werknemers op een eerlijke manier vast te stellen, worden functies meestal gerangschikt naar zwaarte in een zogenoemd functiewaarderingssysteem. Voordat de werkgever een nieuw functiewaarderingssysteem kan invoeren, moet er onderzoek komen naar de functies in de organisatie. De meeste organisaties besteden dit uit aan een bureau. Een betrouwbaar en objectief functiewaarderingssysteem opzetten, vraagt immers om expertise. Een gedegen functiewaardering is van groot belang voor de werknemers (artikel). Het moet leiden tot gelijke beloning en daarvoor mag er geen (onbewuste) discriminatie zitten in de basis. Het is dus belangrijk voor de OR om extra oplettend te zijn bij het opstellen van het functiewaarderingssysteem.
Aan de basis van het functiewaarderingssysteem staat de functieomschrijving. Deze mag niet persoonsgebonden zijn. Hoe een werknemer invulling geeft aan zijn functie, komt immers aan bod in de functionerings- en beoordelingscyclus. De randvoorwaarden voor de keuze van een functiewaarderingssysteem (tool) zijn dat het betrouwbaar, flexibel, begrijpelijk en acceptabel moet zijn. Ook mag het geen onderscheid maken tussen mannen en vrouwen, fulltimers en parttimers of hoge en lage functies. De meeste functiewaarderingssystemen zijn gebaseerd op één van de volgende basisvormen of een combinatie hiervan:
De OR heeft instemmingsrecht op het beoordelings- en beloningssysteem van de organisatie (artikel 27, lid 1c WOR). Daarnaast kan de OR altijd gebruikmaken van het initiatiefrecht om zelf voorstellen tot verbeteringen te doen (artikel 23 WOR). Vanwege het instemmingsrecht moet de werkgever de OR informeren over de doelstellingen, aard, inhoud, werking en procedures van het (nieuwe) functiewaarderingssysteem. Ook in de cao kunnen voorschriften staan voor de toepassing van een functiewaarderingssysteem. Als de invulling ervan al in de cao is geregeld komt het instemmingsrecht van de OR te vervallen. Andersom kan de cao de werkgever ook juist verplichten om de OR uitvoerig bij het invoeren of wijzigen van een functiewaarderingssysteem te betrekken. De invoering of wijziging van het functiewaarderingssysteem zal eenvoudiger gaan als er meer draagvlak voor is. Als werknemers weten dat het systeem in overleg met de OR tot stand is gekomen, zal dit het draagvlak binnen de organisatie vergroten.