Om de belangen van de achterban goed te kunnen behartigen én om de bestuurder goed te kunnen informeren en adviseren, moet de OR weten wat er leeft onder de achterban. Investeren in het contact met de achterban is dus noodzakelijk om te voorkomen dat de OR belangrijke signalen mist.
De OR informeert de achterban over ontwikkelingen binnen de OR en de organisatie. Informeren is echter niet hetzelfde als communiceren. Bij informeren is er sprake van eenrichtingsverkeer: de OR licht werknemers ergens over in. Bij communiceren is sprake van uitwisseling van informatie waarbij werknemers ook feedback geven of vragen stellen. Communicatie vraagt dus om persoonlijk contact.
Om een goede relatie met de achterban op te bouwen, is het van belang dat de OR de juiste vorm voor de communicatie (tool) kiest. Die keuze is afhankelijk van een aantal factoren: