Er zijn maar weinig contracten, offertes of facturen die niet via de e-mail worden verzonden. Een e-mail kan cruciaal zijn om onduidelijkheden over gemaakte afspraken te verhelderen. En nog belangrijker: in een zakelijk conflict kan een e-mail het verschil maken tussen een gewonnen of een verloren zaak. Wat is de juridische status van een e-mailbericht?
De Nederlandse wet stelt geen eisen aan de vorm van een zakelijke afspraak. In principe is zo’n overeenkomst vormvrij: als een opdrachtgever akkoord gaat met een aanbod en offerte, is er sprake van een overeenkomst. Het maakt niet uit of deze nu mondeling of schriftelijk is afgesloten. Ook zakelijke afspraken per e-mail gelden als rechtsgeldige overeenkomsten. Dit betekent dat een opdrachtgever niet zomaar onder een zakelijke afspraak uit kan als hij per e-mail heeft laten weten dat hij akkoord gaat met een voorstel of een offerte heeft goedgekeurd. Ook bij e-mail geldt dus: afspraak is afspraak.
E-mails hebben in een rechtszaak bewijskracht. Als een organisatie voor de rechter een beroep doet op een e-mail en de tegenpartij ontkent niet dat zij deze gestuurd heeft, volgt de rechter de inhoud van de e-mail. Ontkent de tegenpartij echter wel dat zij het e-mailbericht ooit heeft verzonden, dan moet de rechter een inschatting maken. Wat is geloofwaardiger, de e-mail of de ontkenning? Het is dus raadzaam om ook e-mails goed te bewaren en ze volgens de bewaarplicht te behandelen. Want als een organisatie uit het digitale e-mailarchief de complete e-mailcorrespondentie kan overleggen, kan dat helpen om de rechter te overtuigen van het standpunt van de organisatie. Let op: ook al heeft een e-mail onder voorwaarden een juridische status, er blijven uitzonderingen bestaan. Het indienen van bijvoorbeeld een bezwaarschrift bij de Belastingdienst (tool) of (hoger) beroepschriften of andere stukken die betrekking hebben op zaken bij de afdeling bestuursrechtspraak, niet per reguliere e-mail indienen.