Functiescheiding kan fraude van werknemers voorkomen

12 mei 2023 | Door redactie

Organisaties blijken vaak kwetsbaar te zijn voor fraude door werknemers. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om fraude met financiën of om het lekken van bedrijfsgevoelige informatie. Gegevensfraude leidt ook tot financiële schade en is ook niet goed voor uw imago. Als u functiescheiding toepast, maakt u het werknemers moeilijker om deze vorm van fraude te plegen.

Fraude komt steeds vaker en op verschillende manieren voor. Er zijn verschillende manieren om aan fraudepreventie (artikel) te doen. Een belangrijke preventiemaatregel die in de praktijk veel kan opleveren, is het aanpassen van de organisatiestructuur. En dan vooral door functiescheiding door te voeren. Dit betekent bijvoorbeeld dat niet één werknemer verantwoordelijk is voor fraudegevoeldige werkzaamheden in de organisatie (zoals de financiën), maar dat hiervoor meerdere medewerkers worden aangesteld. Deze werknemers kunnen informatie uitwisselen, maar elkaar ook controleren. Zo wordt niet alleen de kans op fouten kleiner, de gelegenheid om te frauderen neemt ook af als er meer ogen meekijken.

Verschillende afdelingen verantwoordelijk

Als er tegengestelde belangen zijn tussen werknemers, is de uitgevoerde controle het betrouwbaarst. Het kan dus zinvol zijn om bij fraudegevoelige werkzaamheden medewerkers van verschillende afdelingen verantwoordelijk te maken. Door de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen functies te verdelen over verschillende medewerkers, maakt u het hen moeilijker om ongezien fraude te plegen.Laat de inkoopadministratie en de goederenadministratie bijvoorbeeld door verschillende werknemers beheren. De geregistreerde inkopen en voorraadontvangsten (tool) zijn zo eenvoudig op betrouwbaarheid te controleren door ze naast elkaar te leggen.

Vijf soorten gegevensfraude

Naast fraudegevoelige werkzaamheden moet u ook denken aan gegevensfraude. Er zijn vijf soorten gegevensfraude die het vaakst voorkomen:

  • Een werknemer steelt klantgegevens of strategische kennis (voor het opstarten van een  concurrerend bedrijf).
  • Een externe steelt bedrijfsgevoelige informatie, zoals klantgegevens.
  • Een werknemer stuurt valse facturen.
  • Een werknemer dient onjuiste declaraties in.
  • Een werknemer handelt in strijd met het concurrentiebeding in zijn arbeidsovereenkomst.

Bijlagen bij dit bericht