Als uw onderneming per 1 januari 2013 wil overstappen naar de werkkostenregeling is het essentieel dat uw salarispakket daar óók klaar voor is. Zo moet u onderscheid kunnen maken tussen gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de kosten die ten laste van de vrije ruimte komen. En in de loop van het jaar moet u steeds inzicht hebben in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan.
In de ideale situatie is er sprake van een functie of module ‘werkkostenregeling’ die gevoed wordt door zowel de boekhouding als de salarisadministratie. Niet alle salarissoftware biedt de mogelijkheid om de vrije ruimte te bepalen. Voor uw onderneming is het juist handig om in de loop van het jaar telkens inzicht te hebben in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan. Als u de werkkostenregeling volledig administreert binnen de salarisadministratie, moet de salarissoftware de mogelijkheid bieden om kosten op te geven waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van de vrije ruimte.
Een deel van de personeelskosten is werknemergebonden en zal dan ook direct worden vastgelegd binnen de salarisadministratie. Het pakket kan deze kosten automatisch meetellen bij het bepalen van de vrije ruimte. Maar als uw onderneming een personeelsfeest organiseert of een kerstpakket verstrekt aan de werknemers, zult u dat gewoonlijk niet per werknemer in de salarisadministratie registreren. Deze kosten worden dan geboekt in de boekhouding. Door ze óók vast te leggen in de salarisadministratie kunt u vanuit één systeem de vrije ruimte berekenen.
Een interessante optie binnen de salarissoftware is de mogelijkheid om de werkgeverslasten van verschillende keuzes door te rekenen. Zo kunt u steeds bepalen of het verstandig is om bepaalde kosten onder de werkkostenregeling te laten vallen of bijvoorbeeld tot het nettoloon van de werknemer te rekenen. U moet het dan herleiden tot een brutoloon, maar dat kan wel eens voordeliger zijn dan de 80% eindheffing die uw onderneming moet betalen bij overschrijding van het forfait van de werkkostenregeling.