Om bij het werk alle ballen in de lucht te houden, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen urgente taken en belangrijke taken. Pas als een belangrijke taak ook urgent wordt, moet hij sowieso bovenaan de to-do-lijst komen.
Het onderscheid tussen urgente en belangrijke taken is niet altijd even makkelijk te maken. Urgente taken zijn immers ook belangrijk, en de belangrijke taken moeten toch eigenlijk ook meteen gebeuren? De taken van elkaar scheiden door ze – waar mogelijk letterlijk – het juiste label te geven, geeft overzicht. Dat zorgt er weer voor dat er sneller en efficiënter gewerkt wordt en werkstress in de kiem wordt gesmoord.
Wat zijn de kenmerken van urgente taken?
Voor belangrijke taken gelden deze kenmerken lang niet altijd. Belangrijke taken:
Als een belangrijke taak – bijvoorbeeld door tussenkomst van urgente taken – zo lang vooruit is geschoven (tool) dat hij zijn deadline nadert, moet hij natuurlijk alsnog naar het bakje of lijstje met urgente taken worden verplaatst. Het is dan ook zaak om de openstaande taken geregeld te beoordelen (tool).