Hoe bereken ik de vaste reiskostenvergoeding?

Question

Werknemers komen in onze organisatie in aanmerking voor een vaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer. Hoe berekenen we de precieze hoogte van die vergoeding?

Accepted Answer

Vanuit praktisch oogpunt is het voor je organisatie interessant om werknemers die vaak voor hun werk naar een vaste plek reizen, een vaste reiskostenvergoeding te geven. Bijvoorbeeld voor hun woon-werkverkeer. Als er aan bepaalde voorwaarden is voldaan, kan deze vergoeding onbelast blijven.

Vaste vergoeding per maand

In principe kun je de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) door de (enkele) reisafstand te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze aflegt in een jaar, en die uitkomst te vermenigvuldigen met de vergoeding (maximaal € 0,23 per kilometer gericht vrijgesteld). Deel je dat door 12 maanden, dan heb je de vaste vergoeding die je organisatie per maand aan de werknemer kan uitkeren.

Houd in de gaten dat je voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd gebruik kunt maken van de gerichte vrijstelling voor reiskosten en thuiswerken.

Je mag de vaste vergoeding ook berekenen met een praktische methode (infographic), waarbij je kunt kiezen uit twee methoden; de 36-wekenregel of de 128-dagenregeling. Als aan de voorwaarden wordt voldaan, kun je daarna de vaste reiskostenvergoeding berekenen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding (maximaal € 0,23 per kilometer onbelast). Deel de uitkomst door 12 maanden voor het maandelijkse vergoedingsbedrag.

Methode 1: 36-wekenregel

Reizen werknemers in een jaar vermoedelijk minstens 36 weken (70% van 52 weken) op vijf dagen naar een vaste werkplek? Dan mag je de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding. Ook in dit geval geldt dat de gerichte vrijstelling maximaal € 0,23 per kilometer bedraagt.

Let er bij de 36-wekenregel op dat je de methode naar rato moet toepassen als de werknemer in deeltijd werkt. En begint of eindigt de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar, dan ga je uit van minstens 70% van het aantal volle weken. Als het aannemelijk te maken is dat de werknemer minstens 268 dagen naar de vaste werkplek reist, kun je uitgaan van dat hogere aantal dagen in plaats van 214.

Nacalculatie verplicht

En let ook op als de enkelereisafstand meer bedraagt dan 75 kilometer. In dat geval is nacalculatie verplicht. Hierbij moet je organisatie bepalen of de vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,23 per kilometer.

Een eventueel bovenmatig deel van de vergoeding moet de werknemer terugbetalen, of je moet het als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

Methode 2: 128-dagenregeling

Als de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist, maar wel minstens 128 dagen per jaar, mag je de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding. Deel de uitkomst door 12 maanden voor het maandelijkse bedrag. Je moet het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen als je met de werknemer hebt afgesproken dat hij op minder dan vijf dagen per week naar de vaste werkplek reist (denk aan thuiswerken of parttimers) of als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar begint of eindigt. Daarnaast moet je de vergoeding tijdsgelang herrekenen als:

de reisafstand verandert door bijvoorbeeld overplaatsing of verhuizing;
je stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoe bereken ik de vaste reiskostenvergoeding?

4 augustus 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Reiskosten