De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over het aanpassen van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding als sprake is van verschillende verlofsoorten binnen het kalenderjaar.
Als een werkgever een vaste reiskostenvergoeding geeft aan een werknemer, die op minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt, mag de werkgever deze vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt (de 128-dagenregeling). Bij deze berekening is het begrip ‘in de regel’ van belang.
De beoordeling of een werknemer ‘in de regel’ reist naar een vaste werkplek vindt plaats per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Volgens de Kennisgroep reist een werknemer niet meer ‘in de regel’ naar een vaste werkplek als hij meer dan twee maanden niet naar die vaste werkplek reist of als hij meer dan twee maanden niet meer thuiswerkt. Aanleidingen zoals verlof, cursus en ziekte worden niet bij elkaar opgeteld en zijn afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.
De Kennisgroep heeft in een standpunt laten weten dat sprake is van een nieuwe aanleiding binnen het kalenderjaar als een werknemer ouderschapsverlof opneemt, nadat hij (aanvullend) geboorteverlof heeft opgenomen. Dit geldt ook voor de andere verlofvormen uit de WAZO. Dit kan anders zijn bij aaneengesloten verlof. Hiervan is in ieder geval sprake bij zwangerschapsverlof gevolgd door bevallingsverlof. Zwangerschapsverlof duurt tot en met de dag van de bevalling. Bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling. Deze verlofsoorten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Een voorbeeld: een fulltime werknemer reist vijf dagen per week naar kantoor en neemt na de geboorte van zijn kind een week geboorteverlof op en vervolgens binnen hetzelfde kalenderjaar aansluitend vijf weken aanvullend geboorteverlof. Er is hier sprake van aaneengesloten verlof. De werknemer reist echter in totaal minder dan twee maanden niet naar kantoor (zes weken). Hij reist gedurende het (aanvullende) geboorteverlof daarom toch ‘in de regel’ vijf dagen per week naar een vaste werkplek. Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is dan voor maximaal vijf dagen per week gericht vrijgesteld.
Neemt deze werknemer aansluitend aan het aanvullende geboorteverlof nog zes weken ouderschapsverlof op binnen hetzelfde kalenderjaar? Dan is sprake van aaneengesloten verlof. De werknemer reist dan in totaal meer dan twee maanden niet naar kantoor (twaalf weken). Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is niet gericht vrijgesteld.