Hoe moet ik een stagiair betalen?

16 april 2021

Er komt binnenkort een stagiair bij mij werken. Hoe moet ik hem verlonen?

Als er binnen uw onderneming een stagiair werkzaam is, is het belangrijk dat u de vergoedingen die u aan de stagiair betaalt, correct verwerkt in uw loonadministratie. Ten aanzien van stagiairs heeft de Belastingdienst een handleiding opgesteld. Wat u moet doen is afhankelijk van de diverse situaties.

Op het moment dat u de stagiair alleen een onkostenvergoeding verstrekt, bijvoorbeeld voor gemaakte reiskosten is er geen sprake van een dienstbetrekking en hoeft u de stagiair ook niet te verlonen. De tweede mogelijkheid is dat u de stagiair een realistische arbeidsbeloning geeft, bijvoorbeeld het minimumloon.

In die situaties moet u de stagiair behandelen als een reguliere werknemer. Dit betekent dus dat u de beloning moet betalen via de loonadministratie en dat u daarop loonheffingen moet inhouden. Ook moet u premies werknemersverzekeringen en de bijdrage ZVW betalen.

Stagevergoeding in plaats van arbeidsvergoeding

Een derde mogelijkheid is dat u de stagiair geen echte (lees: realistische) arbeidsbeloning geeft, maar wel een stagevergoeding. U betaalt de stagiair bijvoorbeeld € 250 per maand, terwijl deze fulltime meewerkt in uw onderneming.

Is dit het geval dan moet u de stagiair betalen via de loonadministratie en loonheffingen inhouden op de stagevergoeding. Als werkgever betaalt u ook de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW, maar geen premies werknemersverzekeringen. De stagiair is wel verzekerd voor de Ziektewet en de Wajong, maar u draagt daarvoor dus geen premies af.

Tot slot is het mogelijk dat u de stagevergoeding rechtstreeks aan de school of een stagefonds betaalt. Is dit het geval, dan hoeft u de stagiair niet in de loonadministratie op te nemen. Voorwaarden hiervoor zijn dat:

  • u de stagevergoeding rechtstreeks aan de school of het stagefonds betaalt;
  • de school of stagefonds betaalt de vergoeding niet door aan de stagiair (maar gebruikt dit voor algemene schoolactiviteiten); en
  • de school de vergoeding en besteding daarvan administreert.