Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze uiterlijk op het moment van het uitbetalen van een vaste kostenvergoeding over een specificatie van de kosten beschikken. Hebben ze die niet, dan moet de vergoeding tot het loon worden gerekend. Dit is onlangs weer eens door een rechter bevestigd.
Om een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten (tool) of gerichte vrijstellingen (tool) onbelast te kunnen verstrekken (tool) aan werknemers moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:
In de betreffende rechtszaak ging het om een onderneming waar de inspecteur langs ging voor een boekenonderzoek. Deze constateerde dat er geen specificatie van de vaste kostenvergoedingen aanwezig was toen daarom gevraagd werd. Daarom legde hij naheffingsaanslagen voor de loonheffingen op.
Het Hof gaf aan dat niet aannemelijk was dat belanghebbende de vaste kostenvergoedingen vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar de veronderstelde omvang had gespecificeerd. Er was dus niet aan de voorwaarden voldaan waardoor de vergoedingen tot het loon behoorden. De naheffingsaanslagen waren terecht opgelegd.
Gerechtshof Den Haag, 16 januari 2019, ECLI (verkort): 92