Hoe kunnen we de werkplek voorbereiden op de terugkeer naar kantoor?

27 september 2021

Ook al is een groot deel van de Nederlandse bevolking gevaccineerd, het gevaar van corona is nog niet geweken. Werkgevers moeten daar rekening mee houden als er weer meer werknemers op de werkvloer komen. Voor de inrichting van kantoortuinen, waar werknemers bij elkaar in dezelfde ruimte zitten, is extra aandacht vereist. Hoe houden we die werkplek veilig?

Het risico van besmetting met het coronavirus is nog niet geweken, en de werkgever heeft de plicht werknemers tegen dit risico te beschermen en te zorgen dat de werkplek veilig is. Ook al is de 1,5 meter-eis sinds kort losgelaten, uw organisatie doet er goed aan deze voor de werkplekken voorlopig aan te houden. Dat geeft minder gedoe als de eis van 1,5 meter in de winter opnieuw ingevoerd zou worden. Maar dit vraagt met name in de kantoortuin om de nodige aanpassingen.

Afstand

Als het goed is, heeft uw organisatie de risico’s van een coronabesmetting opgenomen in (een bijlage bij) de RI&E (toolbox). Zijn er veranderingen doordat werknemers weer naar kantoor komen, dan moet u de RI&E daarop aanpassen.

Na het uitbreken van corona zijn de NEN-normen voor de inrichting van de werkplek aangepast aan 1,5 meter afstand houden. U moet ervoor zorgen dat het overal in het pand mogelijk is om 1,5 meter afstand te houden. Dat geldt bijvoorbeeld ook als meerdere werknemers tegelijk willen lunchen in de kantine of met elkaar gaan vergaderen.

Bewegingsruimte

De werknemer heeft daarnaast een zekere bewegingsruimte nodig, zowel op zijn werkplek als op looproutes in het pand. Hij moet iets uit een kast kunnen pakken en zijn stoel naar achter kunnen schuiven om te gaan zitten of op te staan.

De berekeningen van NEN gaan uit van vrije ruimte van 3 m2 per persoon die nodig is om 1,5 meter te kunnen realiseren. Voor een medewerker die naast een lege werkplek zit of op een werkplek met een scheidingswand moet u een oppervlakte inruimen van 7 m2 per persoon. Voor een werkplek zonder loopzone rondom en zonder lege werkplekken is dat 4m2.

Zorg dat voor medewerkers duidelijk is welke werkplekken wel en niet gebruikt mogen worden. Dat geldt ook voor vergaderruimtes. Laat u naast elke medewerker een werkplek vrij, markeer deze plekken dan met een groot rood kruis.

Plaats werknemers ook niet recht tegenover elkaar aan een bureau, maar plaats ze om en om. De bewegingsruimte rond de werkplek kunt u aangeven met markeringen op de vloer. Is het bij een volledige bezetting niet mogelijk om te werken op 1,5 meter afstand van elkaar, werk dan met een reserveringssysteem en maak een rooster. 

Hygiëne

Bij het werken met flexplekken moet u extra aandacht besteden aan de hygiëne. Zorg ook dan dat duidelijk is waar de flexwerker kan gaan zitten.

Stelt de werkgever zelftesten ter beschikking, zorg dan dat de bhv hierover instructie krijgt en dat er voldoende voorraad is. Datzelfde geldt voor de aanwezigheid van persoonlijke beschermingsmiddelen en hygiënische voorzieningen, zoals apparaten voor handreiniging en handpompflacons.

Ten slotte is het belangrijk om de eerste tijd goed te kijken hoe de genomen maatregelen in de praktijk uitpakken. Let dus goed op de signalen van werknemers en onderneem actie bij eventuele klachten.

Ventilatie kantoortuin

Een ander aandachtspunt van werken in de kantoortuin is de ventilatie. Die is in de zomer vaak eenvoudiger te realiseren dan in de winter. In slecht geventileerde ruimtes kunnen de virusdeeltjes zich eenvoudiger ophopen.

Zorg dus dagelijks voor voldoende ventilatie, bij voorkeur op vaste tijdstippen zoals in de pauzes. In de winter of als er u geen ramen kunt openzetten, zult u de mechanische ventilatie moeten inzetten. Laat de ventilatiesystemen goed nalopen en afstellen en zorg voor regelmatig onderhoud.

Op nen.nl/kantoorwerkplek kunt u een webinar bekijken over de eisen en berekeningen voor de kantoorwerkplekken.