Een PKI-overheid services certificaat is uiterlijk drie jaar geldig. Het kan dus zijn dat uw organisatie of uw intermediair binnenkort een nieuw certificaat nodig heeft. Waar moet uw organisatie rekening mee houden?
Een PKI-certificaat is een digitale ondertekening bij het versturen van gegevens en berichten. PKI staat voor Public Key Infrastructure en is de internationale standaard voor het beveiligen van gegevens en berichten. Als u informatie uitwisselt met de overheid, bijvoorbeeld om uw BTW-aangifte (tool) te doen, heeft u een speciaal overheidscertificaat nodig. Ook voor het financiële digitale berichtenverkeer via Digipoort en SBR met de Belastingdienst, de bank, de Kamer van Koophandel (KvK) en het Centraal Bureau voor de Statistiek heeft u dit speciale certificaat nodig.
Per 1 maart 2017 bent u verplicht om ook de aangifte loonheffingen via het PKI-overheid services certificaat in te dienen. Deze overheidscertificaten zijn verkrijgbaar voor een termijn van één, twee of maximaal drie jaar. Na drie jaar moet u dus sowieso een nieuwe aanvragen. Controleer de geldigheidstermijn van uw certificaat.
Als de geldigheidsduur van uw certificaat vervalt per 2017, moet u aan het einde van dit jaar of begin volgend jaar het certificaat vervangen. Houd er rekening mee dat de gemiddelde doorlooptijd van de aanvraag zes tot acht weken in beslag neemt. De procedure kan nog meer tijd kosten omdat de certificaatbeheerder van uw organisatie, vaak op locatie, geïdentificeerd moet worden en een geldig legitimatiebewijs moet tonen. Ook deze afspraak inplannen kost tijd!
Bij een tussentijdse wijziging van het KvK-nummer moet u bij de aanvraag van een nieuw certificaat dezelfde procedure doorlopen als bij de eerste aanvraag van het certificaat. Heeft uw intermediair machtigingen aangevraagd voor uw organisatie? Bij wijziging van het KvK-nummer en dus het certificaat moet u de oude machtigingen intrekken en met het nieuwe certificaat opnieuw machtigingen aanvragen. Deze machtigingen moeten namelijk opnieuw worden vastgelegd als het KvK-nummer is gewijzigd. Speciaal voor deze situaties is er binnen het SBR programma een handleiding opgesteld.