Hoe gaan we om met de berichtenstroom?

Publicatiedatum 15 juli 2019

Ondanks allerlei boekhoudpakketten en softwarehulp krijgen we ontzettend veel mailtjes op de financiële administratie. Hoe bieden we dit het hoofd?

Doordat bijna elke werknemer de beschikking heeft over een e-mailaccount, kan het voorkomen dat er te veel tijd opgaat aan het verwerken van e-mails. Dit kan een bron van werkstress zijn. Maar dit hoeft helemaal niet. Bedenk alleen al dat niet ieder bericht dat binnenkomt even belangrijk is of direct actie vereist. Prioriteren is het toverwoord. Maar ook samenwerken, zeker op één en dezelfde afdeling kan handig zijn: wissel onderling tips uit hoe om te gaan met de berichtenstroom.

Archiveren

Wat verder kan helpen, is de archieffunctie van de mailbox. Als die nog niet is ingesteld, wijs uw collega’s dan op de functie AutoArchiveren in Microsoft Outlook. Deze optie is te vinden door via het tabblad Bestand te klikken op Opties, Geavanceerd en AutoArchiveren. Andere tips die u en uw collega’s kunnen opvolgen zijn:

  • Vul de werkdag niet voor een groot deel met het checken van e-mails. Houd de informatiestroom in de hand door de e-mailafhandeling gestructureerd aan te pakken en vaste momenten op de dag ervoor in te plannen.
  • Markeer voor u start met e-mails beantwoorden de belangrijkste met een ‘flag’, hierdoor verschijnen deze mails bovenaan in uw maillijst.
  • Beantwoord uw mail per categorie: eerst externen, dan collega’s et cetera.