Als een werkgever uitbetalingen aan derden heeft gedaan, moet hij die doorgeven aan de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft dit meldingsproces op enkele punten gewijzigd. Zo verandert per 1 januari 2023 de manier waarop de werkgever de gegevens aan moet leveren.
Als een werkgever uitbetalingen aan derden heeft gedaan, moet hij deze aangegeven bij de Belastingdienst. Bijvoorbeeld betalingen aan sprekers en auteurs. Vanaf 1 januari 2023 moet de werkgever opletten bij het doorgeven van de gegevens, want de manier waarop hij de gegevens kan aanleveren verandert. Dat staat op Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst (account nodig).
Werkgevers krijgen te maken met twee belangrijke wijzigingen. De eerste is dat ze per 2023 kunnen kiezen hoe ze de gegevens aanleveren: via het gegevensportaal van de Belastingdienst óf via Digipoort. Nu nog kunnen ze dat alleen doen via het gegevensportaal.
Een andere belangrijke wijziging is dat werkgevers de huidige invoerapplicaties – Sjabloon Derden Uitbetaling (SDU) en Invoerapplicatie Derden Uitbetaling (IDU) – niet meer kunnen gebruiken. Deze worden vervangen door het sjabloon Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD). De Belastingdienst heeft de verschillende aanlevermogelijkheden in een stroomschema (pdf) verwerkt.
Het is niet de eerste wijziging in het aanleveringsproces van derdenbetalingen: de Belastingdienst voerde per 1 januari 2022 al diverse wijzigingen door. Zo is het proces deels vervangen door de renseigneringsverplichting en moeten werkgevers de gegevens nu altijd aanleveren. Ze krijgen hiervoor geen uitnodiging meer van de Belastingdienst.
Verder moeten werkgevers sinds 1 januari 2022 extra gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden registreren en aanleveren bij de Belastingdienst. Het gaat daarbij om de datum waarop zij het bedrag hebben uitbetaald en de geboortedatum van degenen aan wie zij het bedrag hebben uitbetaald.
Werkgevers moeten gegevens over betalingen in 2022 in januari 2023 aanleveren, en vóór 1 februari 2023. Dus niet al in 2022! Van betalingen in 2023 en later kan een werkgever de gegevens wel aanleveren wanneer het hem uitkomt – bijvoorbeeld per maand – maar uiterlijk op 31 januari van het jaar na het jaar waarin hij de bedragen betaalt. Gegevens over bedragen die een werkgever bijvoorbeeld in 2023 uitbetaalt, kan hij dus in 2023 en in januari 2024 aanleveren.
Werkgevers die eerder gegevens voor uitbetaalde bedragen aan derden hebben aangeleverd, ontvangen een brief van de fiscus over de wijzigingen in 2022 en 2023.