Wat zijn de bevoegdheden tijdens een overgangsfase na OR-verkiezingen?

22 juli 2019

Onze zittingsperiode loopt op zijn eind. Er is een nieuwe OR gekozen met drie nieuwe leden. Welke leden zijn nu bevoegd om besluiten te nemen? Met andere woorden: hoe moeten we omgaan met de overgangsfase van twee ondernemingsraden?

Er kunnen nooit twee ondernemingsraden voor dezelfde organisatie in functie zijn. Als de nieuwe OR ruim voor het aflopen van de zittingsperiode van de huidige OR wordt gekozen, kan er onduidelijkheid ontstaan. Houd de overgangsfase daarom kort. Overweeg ook of u extra maatregelen moet nemen om te voorkomen dat de continuïteit van het OR-werk in gevaar komt door het vertrek van ingewerkte leden.

Installatie OR

OR-leden zijn kandidaat gesteld en gekozen voor de duur van zijn zittingsperiode. Die periode ligt vast in het reglement en is twee, drie of vier jaar. Daarvan mag in principe niet worden afgeweken op straffe van een niet-rechtsgeldige OR. De zittingsperiode gaat in als de (nieuw gekozen) OR in functie treedt. Vaak wordt dat moment gemarkeerd door een soort van installatie door de bestuurder. Dat is strikt genomen niet noodzakelijk. De aftredende OR kan ook zelf bepalen wanneer hij zijn werk overdraagt aan de nieuwe OR, zolang hij de zittingstermijn maar niet overschrijdt.

Overgangsfase

Om de continuïteit erin te houden, moet de nieuwe OR dus gekozen worden vóór het aflopen van de periode van de zittende OR. Dat moment kunt u terugvinden in uw reglement. Het voorbeeldreglement van de SER houdt een periode van twee tot vier weken voor einde zittingsperiode aan. Als er precies genoeg kandidaten zijn die zich (opnieuw) verkiesbaar stellen, gaan de verkiezingen echter niet door. Alle kandidaten worden dan geacht te zijn verkozen bij het sluiten van de termijn voor kandidaatstelling. Dan is er dus sneller een nieuwe OR. Dat scheelt al gauw drie weken, waardoor de overgangsfase wel anderhalve maand kan duren. Soms vinden verkiezingen door vakanties eerder plaats wat ook leidt tot een langere periode.

Aftreden OR

Zolang zijn termijn nog loopt, blijft de zittende OR dus volledig bevoegd. Uw drie nieuwe leden kunnen de vergaderingen wel bijwonen, maar stemrecht hebben ze niet. Hetzelfde geldt voor de overlegvergaderingen met de bestuurder. Als hij daar geen bezwaar tegen heeft mogen ze ook daarbij aanwezig zijn, maar dan vooral ter kennismaking. Er is maar één manier om deze overgangsperiode te bekorten en dat is dat de oude OR vervroegd aftreedt. Alle OR-leden moeten dan met ingang van dezelfde datum hun OR-lidmaatschap opzeggen. Herkozen OR-leden zullen daar geen bezwaar tegen hebben. Zij zitten immers ook in de opvolgende OR. Maar als er één of twee leden zijn die hun zittingsperiode volledig willen benutten, gaat het vervroegd aftreden niet door en moet de nieuwe OR wachten op zijn beurt: twee, drie of vier jaar nadat de oude OR geïnstalleerd is of in functie is getreden.

Tijdelijke commissie met oud-leden kan soepele overgang bevorderen

Het zal niet vaak voorkomen dat de nieuwe OR met een schone lei kan beginnen. Meestal zijn er nog niet afgehandelde zaken. De verleiding kan groot zijn om die te laten behandelen door de oude OR, maar dat kan betekenen dat deze zijn uiterste houdbaarheid (einde zittingstermijn) overschrijdt. Als de vernieuwing in de nieuwe OR beperkt blijft, is dat ook niet nodig. De herkozen leden hebben dan alle tijd om de nieuwkomers in te werken zonder dat dit ten koste gaat van kennis en kunde van de OR. Anders ligt het als er maar enkele leden terugkomen in de nieuwe OR. Overweeg dan om enkele oud-leden nog een tijd als ‘OR-adviseur’ mee te laten draaien. Dat kan in de vorm van een tijdelijke commissie die door middel van een instellingsbesluit in overleg met de bestuurder daartoe kan worden opgericht.