Zijn scholingskosten onbelast te vergoeden?

31 december 2020

Een werknemer gaat een opleiding doen naast zijn werk. Kan onze organisatie daaraan meebetalen en kan die vergoeding dan onbelast blijven?

Als een werknemer een studie of opleiding volgt met het oog op persoonlijke ontwikkeling voor het verwerven van (meer) inkomen, zijn vergoedingen en verstrekkingen hiervoor van de werkgever gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling (WKR). De gerichte vrijstelling geldt voor alle met de opleiding samenhangende vergoedingen en verstrekkingen. Denk hierbij aan zaken als lesgeld, studieboeken en ander lesmateriaal.

Als de werknemer moet reizen voor zijn studie of opleiding, geldt voor de reiskosten dat uw onderneming maximaal € 0,19 per kilometer onbelast kan vergoeden of de werkelijke reiskosten voor reizen met het openbaar vervoer. Voor deze kosten geldt ook een gerichte vrijstelling.

Voorwaarden voor vrijgestelde scholingskosten

Voor de gerichte vrijstelling rond studies en opleidingen gelden drie specifieke voorwaarden:

  1. De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.
  2. De studie of opleiding wordt niet al door een ander vergoed of verstrekt.
  3. In het geval van een vergoeding moet de werkgever deze hebben gedaan of onvoorwaardelijk hebben toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de werknemer de kosten voor de studie of opleiding maakt.

 

Uitgesloten kosten

Niet alle kosten die samenhangen met de studie zijn gericht vrijgesteld. Vergoedingen en verstrekkingen rond (de inrichting van) een studeerruimte zijn belast loon voor de werknemer of komen ten laste van de vrije ruimte. Als uw organisatie de werknemer een bonus of gratificatie toezegt bij het succesvol afronden van de studie of opleiding, valt dit ook niet onder deze gerichte vrijstelling, ook niet als de hoogte ervan afhangt van de studie- of opleidingskosten. 

Ook gerichte vrijstelling bij terugbetaling

Als de werknemer de vergoeding of verstrekking van de studie of opleiding in bepaalde situaties moet terugbetalen – bijvoorbeeld bij een onderbreking van de studie of opleiding – blijft de vergoeding of verstrekking wel gericht vrijgesteld. De eventuele terugbetaling van de vergoeding of verstrekking vormt voor de werknemer daarom geen negatief loon.



Meer informatie over opleidingskosten voor werknemers vindt u in de toolbox Zo regelt uw organisatie scholing zonder hoge kosten.