Zijn scholingskosten onbelast te vergoeden?

Als een werknemer een studie of opleiding volgt met het oog op persoonlijke ontwikkeling voor het verwerven van (meer) inkomen, zijn vergoedingen en verstrekkingen hiervoor van de werkgever gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling (WKR). De gerichte vrijstelling geldt voor alle met de opleiding samenhangende vergoedingen en verstrekkingen. Denk hierbij aan zaken als lesgeld, studieboeken en ander lesmateriaal.

Als de werknemer moet reizen voor zijn studie of opleiding, geldt voor de reiskosten dat uw onderneming in 2024 maximaal € 0,23 per kilometer onbelast kan vergoeden of de werkelijke reiskosten voor reizen met het openbaar vervoer. Voor deze kosten geldt ook een gerichte vrijstelling.

Voorwaarden voor vrijgestelde scholingskosten

Voor de gerichte vrijstelling rond studies en opleidingen gelden drie specifieke voorwaarden:

1. De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.
2. De studie of opleiding wordt niet al door een ander vergoed of verstrekt.
3. In het geval van een vergoeding moet de werkgever deze hebben gedaan of onvoorwaardelijk hebben toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de werknemer de kosten voor de studie of opleiding maakt.

Uitgesloten kosten

Niet alle kosten die samenhangen met de studie zijn gericht vrijgesteld. Vergoedingen en verstrekkingen rond (de inrichting van) een studeerruimte zijn belast loon voor de werknemer of komen ten laste van de vrije ruimte. Als uw organisatie de werknemer een bonus of gratificatie toezegt bij het succesvol afronden van de studie of opleiding, valt dit ook niet onder deze gerichte vrijstelling, ook niet als de hoogte ervan afhangt van de studie- of opleidingskosten. 

Ook gerichte vrijstelling bij terugbetaling

Als de werknemer de vergoeding of verstrekking van de studie of opleiding in bepaalde situaties moet terugbetalen – bijvoorbeeld bij een onderbreking van de studie of opleiding – blijft de vergoeding of verstrekking wel gericht vrijgesteld. De eventuele terugbetaling van de vergoeding of verstrekking vormt voor de werknemer daarom geen negatief loon.

Nieuwe wetgeving verplichte opleidingen

Houd er rekening mee dat een studiekostenbeding sinds augustus 2022 alleen nog mag als het gaat om een opleiding die niet op grond van de wet of de cao verplicht is. Dat is geregeld in de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Verplichte opleidingen komen sindsdien altijd voor rekening van de werkgever, tenzij ze in de lijst met uitzonderingen staan. Door de komst van de wet wordt ook het volgen van de opleiding als arbeidstijd beschouwd. De scholing moet zoveel mogelijk onder de reguliere werktijden plaatsvinden.