Werkgevers mogen per 1 januari 2018 een hogere onbelaste vergoeding geven voor de kosten die werknemers maken op een binnenlandse dienstreis. Voor elk onderdeel van de dienstreis geldt een ander maximumbedrag.
Per 1 januari 2018 zijn de regels voor de onbelaste vergoeding van zakelijke verblijfskosten (tool) aangepast. De maximale onbelaste vergoedingen aan werknemers voor zakelijke reizen (tools) zijn namelijk verhoogd. Werkgevers mogen in 2018 de volgende bedragen onbelast vergoeden zonder dat werknemers daarvoor bonnetjes of facturen voor in hoeven te leveren:
Hoewel de regels voor onbelaste vergoedingen uit het Reisbesluit binnenland eigenlijk bedoeld zijn voor ambtenaren, heeft het ministerie van Financiën goedgekeurd dat werkgevers de regels uit dat besluit én de uitwerking ervan in de Reisregeling binnenland ook hanteren voor niet-ambtenaren die een vergelijkbare zakenreis maken. Dat betekent niet dat ze dezelfde bedragen per dienstreis moeten vergoeden: die zijn namelijk hoger dan de maximale onbelaste vergoeding en dus deels belast loon. Het betekent wél dat ze zonder verder bewijs dezelfde bedragen onbelast mogen vergoeden als ambtenaren onbelast vergoed krijgen. Dat scheelt voor werkgevers een hoop losse declaraties verwerken en bonnetjes bewaren.
Deze maximale onbelaste vergoedingen gelden alleen voor binnenlandse dienstreizen. Voor dienstreizen naar het buitenland gelden het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland. Daarin staan per land – en vaak ook nog per regio of stad – de maximale onbelaste vergoedingen die werkgevers zonder verder bewijs onbelast aan werknemers mogen geven voor hun verblijfskosten.