Werknemers die een zakelijke reis maken, mogen in principe € 0,19 per kilometer onbelast vergoed krijgen. Die regel gaat echter niet op als zij reizen met een taxi. Hetzelfde geldt voor reizen met een boot of vliegtuig. In die situaties mag u de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. De maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geldt dan dus niet.

Gerichte vrijstelling

De onbelaste vergoeding van de werkelijke reiskosten is een gerichte vrijstelling. Wijst u de vergoeding aan als eindheffingsloon, dan blijft hij sowieso voor de werknemer én voor uw organisatie onbelast zonder van de vrije ruimtete snoepen. Maakt een werknemer regelmatig zakelijke reizen met taxi, boot of vliegtuig, dan mag u ook een vaste onbelaste kostenvergoeding geven. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

• U kunt het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk maken.
• U omschrijft elke vrijstelling en geeft een schatting van het bedrag.
• U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• U onderbouwt de vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
• U wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.