Kunnen wij een leasefiets ter beschikking stellen én een ov-abonnement vergoeden?

5 oktober 2021

Wij willen een leasefiets ter beschikking stellen. Kunnen we dan ook het ov-abonnement blijven vergoeden en wat zijn de voorwaarden hiervoor?

Ja, dit kan. Over de waarde van de ter beschikking gestelde leasefiets betaalt de werknemer een bijtelling van 7%. Het daarnaast te vergoeden ov-abonnement kan onbelast blijven zolang dit ook zakelijk wordt gebruikt. Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Deze kosten kunt u op twee manieren bepalen:

  • U maakt met uw werknemer een afspraak over nacalculatie.
  • U maakt de kosten aannemelijk. Hoe u dat kunt doen, leest u in de onderste Vraag & Antwoord op deze pagina.

Nacalculatie zakelijke reizen

Binnen één maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement bepaalt u door middel van een nacalculatie samen met uw werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement. Het zakelijke gebruik van het abonnement kunt u vaststellen door alle kosten die de zakelijke reizen zonder abonnement hadden gekost, bij elkaar op te tellen.

Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de vergoeding die u de werknemer heeft betaald, dan moet de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeelden

U vergoedt een ov-jaarkaart van € 5.000, maar de werknemer gebruikt hem voor € 7.000 voor zakelijke reizen. De vergoeding van de OV-jaarkaart is dan volledig onbelast. In een ander geval vergoedt u een OV-jaarkaart van € 5.000, maar de werknemer reist zakelijk voor maar € 3.000. De vergoeding van de ov-jaarkaart is dan voor € 3.000 onbelast en voor € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.