Mag ik het internetgedrag van thuiswerkende werknemers volgen?

14 april 2020

Hoe kan ik de digitale activiteit en het internetgedrag van thuiswerkende werknemers in de gaten houden zonder de wet te overtreden?

Als uw werknemers vrijwillig of uit noodzaak thuiswerken kunt u hun activiteit niet rechtstreeks waarnemen. Afhankelijk van het soort werkzaamheden kunt u kijken naar de productie die een medewerker levert, of naar zijn activiteit. Voor dit laatste wilt u bijvoorbeeld monitoren hoe lang hij ingelogd was op het bedrijfsnetwerk, welke websites hij onder werktijd bezoekt, etc.

Verwerking van persoonsgegevens

Maak in uw beleid duidelijk welke aanpak u kiest. Houd in het tweede geval rekening met het recht op privacy van de werknemer. Wettelijk gezien is het gebruik van deze informatie een verwerking van persoonsgegevens en valt daarmee onder de regels van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Wilt u uw personeel monitoren, dan moet u zich dus houden aan de (privacy)regels die daarvoor gelden.

Het monitoren moet beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. Praktisch gezien betekent dit dat controle van wat uw werknemer via bedrijfsmiddelen (zoals de laptop) doet, zo veel mogelijk anoniem moet gebeuren. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden:

  • U moet een gerechtvaardigd belang hebben dat zwaarder weegt dan het privacybelang van uw werknemer.
  • Er zijn geen andere, minder ingrijpende manieren om dit doel te bereiken.
  • U informeert uw werknemer vooraf over de controle.
  • U houdt rekening met het recht op vertrouwelijke informatie bij de controle van mail en telefoon.
  • U vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad.

Privacy van werknemers waarborgen

Er zijn verschillende aandachtspunten om bij controle van uw werknemers hun privacy zo veel mogelijk te waarborgen:

  • Zorg ervoor dat u alleen maar gebruikmaakt van informatie om uw doel te bereiken, en niet om andere redenen.
  • Wees transparant naar uw personeel toe over het gebruik, doel en de manier van verwerking van de informatie.
  • Communiceer duidelijke welke rechten uw werknemers hebben ten aanzien van inzage, correctie, verwijdering van de informatie.
  • Bewaar de informatie niet langer dan nodig is.
  • Tref voldoende passende technische en organisatorische maatregelen om de informatie te beveiligen.

Maatregelen in internetreglement opnemen

Een internetreglement, bijvoorbeeld als onderdeel van het personeelshandboek, kan helpen bij het vastleggen en mededelen van wat uw organisatie van de werknemers wil monitoren. Ook kunt u daarin opnemen welke maatregelen u hanteert bij de handhaving van de regels.