Herken welke klus de hoogste prioriteit heeft

Niet elke klus is even belangrijk en heeft even veel haast. Door aan alle taken binnen een project een prioriteit toe te kennen, is voor iedereen helder wat er bloedspoed heeft en wat best nog even kan wachten. De juiste keuzes maken is echter nog niet zo eenvoudig.

4 juli 2018 | Door redactie

In de praktijk blijkt prioriteiten stellen voor veel mensen lastig. Zeker binnen een project waar een heel team bij betrokken is. Prioriteiten stellen hangt voornamelijk van één ding af: keuzes maken. En dat blijkt vaak lastig als de werkdruk en tijdsdruk hoog zijn. Toch is het in feite een kwestie van een rijtje stappen aflopen voor alle taken binnen het project:

  1. De urgentie bepalen van laag naar hoog
  2. Keuzes maken uit de taken afhankelijk van de vastgestelde urgentie
  3. De deadline bepalen, en op basis daarvan zo nodig de keuzes bijstellen
  4. De taken verdelen en eventueel delegeren
  5. Evalueren en tijdig bijstellen als er dingen binnen het project veranderen

Projectschema voor grip

Zonder een goed projectschema is prioriteiten stellen en overzicht houden lastig. Zo’n schema is nodig om grip op het project te houden, vooral als tijdens het project de koers wijzigt en er een andere weg ingeslagen wordt. Dit kan er immers voor zorgen dat andere prioriteiten voorop komen te staan. Met een projectschema is meteen duidelijk hoe de prioriteiten verschuiven als er één andere keus wordt gemaakt.

Projectlogboek voor heldere communicatie

Het loont ook de moeite om een projectlogboek bij te houden. Als elk teamlid in het logboek de voortgang van zijn taken bijhoudt, is er altijd een heldere en complete communicatie over de projectvoortgang.
Het effectief managen van de prioriteiten zal niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook het moreel van het team. Iedereen wil tenslotte werk doen dat echt verschil maakt. Ook voorkomt de juiste prioriteiten stellen stress.

Bijlagen bij dit bericht

Timemanagement deel 1
E-learning | VideoCollege 29 minuten
Timemanagement deel 2
E-learning | VideoCollege 16 minuten