Een brainstormsessie is iets anders dan een regulier overleg. Een speciale brainstormruimte om creatieve ideeën uit te wisselen en te bespreken, verschilt dan ook wezenlijk van een vergaderruimte.
Waar een vergaderzaal strak en opgeruimd moet zijn, profiteert een brainstormruimte juist van een ietwat chaotische inrichting en aankleding. Denk bijvoorbeeld aan een afwisseling in meubilair, spullen en kleuren, en de aanwezigheid van planten en bloemen. Zo’n setting zet het brein eerder in een modus van creativiteit en inspiratie, bijvoorbeeld voor zoiets ludieks als een negatieve brainstormsessie. De manier waarop men zijn creativiteit uit en vastlegt, verschilt nogal per persoon. De een is introverter en schrijft liever, de ander is extraverter en kletst graag (artikel). Voor de een werkt een stapel kladblaadjes plus enkele pennen en potloden prima, de ander heeft graag een flipover met stiften of een groot white- of blackboard. In sommige creatieve ruimten zijn de muren, of in ieder geval één ervan, geschikt gemaakt om te beschrijven met stiften en te voorzien van magneetjes, post-its, stickers en kleurentape. Zorg in een brainstormruimte dan ook voor een kast waarin al deze materialen te bewaren en snel voor gebruik beschikbaar zijn.
Nog een belangrijk verschil met een vergaderruimte: de mogelijkheid voor brainstormende deelnemers om rond te lopen of staand te overleggen en naar believen hun ideeën te noteren. Het betekent dat de ruimte dus niet helemaal vol moet staan met tafels en stoelen. Gebruik bij voorkeur stapelbare kantoorstoelen voor als de sessie staand verdergaat. Misschien is het zelfs beter om helemaal geen stoelen te plaatsen, en juist statafels of zitzakken als uitgangspunt te nemen.
Vergeet sowieso niet om alle gebruikte materialen, aantekeningen en schetsen van de ideeën te bewaren, bijvoorbeeld door ze te fotograferen en op een (online) locatie op te slaan waar alle werknemers die aan het project meewerken er makkelijk bij kunnen. Zo kunnen de deelnemers er later nog eens naar kijken en waar nodig zaken toelichten, uitwerken en aanvullen.