Hoelang mogen we gegevens van sollicitanten bewaren?

Question

In onze branche heerst krapte op de arbeidsmarkt. Voor bepaalde vacatures zijn maar moeilijk mensen te vinden. We willen daarom de gegevens van sollicitanten bewaren, zodat we ze kunnen benaderen als we weer vacatures hebben. Hoelang mogen we de gegevens van sollicitanten bewaren?

Accepted Answer

Het is niet de bedoeling dat je organisatie sollicitatiegegevens – zoals de sollicitatiebrief, het cv, testresultaten en referenties – zomaar bewaart en hier niet meer naar omkijkt zolang ze niet nodig zijn. Sinds 2018 heb je immers te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die strenge eisen stelt aan de verwerking van persoonsgegevens, waaronder die van sollicitanten.

Het is in principe verboden om persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze verwerkt. Je moet vaststellen tot wanneer er een ‘gerechtvaardigd doel’ is om over de informatie te beschikken. Is er geen doel meer aanwezig, dan moet je de persoonsgegevens vernietigen.

Volg richtlijnen Sollicitatiecode

Het kan lastig zijn om te bepalen hoelang je organisatie informatie over een sollicitant echt nodig heeft. Je organisatie kan hiervoor de richtlijnen van de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling volgen. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) accepteert deze richtlijnen:

Je bewaart gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Als algemene regel kun je aanhouden dat je binnen vier weken na een afwijzing van een sollicitant zijn gegevens terugzendt of vernietigt. Je bewaart alleen gegevens die nodig zijn voor het sollicitatiedoel, en omschrijft dat doel duidelijk.

Expliciete toestemming sollicitant nodig

Als je gegevens langer wilt archiveren, doe je dit eerst voor een periode van maximaal een jaar. Je organisatie heeft hiervoor expliciet toestemming van de kandidaat nodig en vraagt voor eventuele verdere verlenging jaarlijks nogmaals expliciet om toestemming. Je archiveert geen gegevens over ras of etniciteit, geloof, gezondheid, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoelang mogen we gegevens van sollicitanten bewaren?

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werving en selectie