Hoe blijft de zakelijke Whatsappgroep leuk en zinvol?

7 oktober 2021

WhatsApp is laagdrempelig, snel en efficiënt. Daarom leek de app ons bij uitstek geschikt om in te zetten als zakelijk communicatiemiddel voor werknemers. Echter, de WhatsAppgroep roept soms ook ergernis op tussen collega's onderling. Sommige werknemers krijgen er zelfs een gevoel van overbelasting bij. Hoe blijft onze groepsapp leuk en zinvol? En kunnen we verplichtingen rond zo’n groep opleggen?

Niet alle werknemers zitten te wachten op wéér een groepsapp die de grens tussen werk en privé nog verder vervaagt. WhatsApp is voor veel werknemers een bron van ergernis, blijkt uit onderzoek van telecomprovider Tele2.

De grootste WhatsApp-irritatie: collega’s die buiten werktijd van alles delen, zakelijk en privé. Hier schuilt ook direct een andere grote valkuil in. WhatsApp maakt het mogelijk om 24 uur per dag, zeven dagen per week met elkaar te communiceren. Makkelijk en snel, maar niet zonder (gezondheids)risico’s. Door de constante informatiestroom staan werknemers namelijk altijd ‘aan’.

Werkstress

Voor u als werkgever is het daarom belangrijk een vinger aan de pols te houden. Hiervoor hoeft u niet aan elke groepsapp deel te nemen. Wel kunt u duidelijke afspraken maken en vastleggen rond het onderlinge zakelijke gebruik van WhatsApp. Enkele afspraken die u als werkgever kunt vastleggen:

1. Houd het zakelijk. Door het vele thuiswerken heeft werkend Nederland de afgelopen anderhalf jaar een andere invulling moeten geven aan onderlinge communicatie. En niet alleen op zakelijk gebied: werknemers komen elkaar niet meer tegen bij het koffiezetapparaat of de bedrijfsborrel. Het is voor werknemers dan ook makkelijk en verleidelijk dat ene leuke vakantiekiekje toch even te delen met collega’s. Dit kan echter tot ergernis bij andere collega’s leiden.

Spreek daarom af dat privékwesties in privégesprekken worden gedeeld. Als er veel behoefte aan is, kunt u ook een groepsapp (laten) opstarten uitsluitend bestemd voor niet-werkgerelateerde zaken.

2. Verduidelijk verwachtingen. Door de blauwe vinkjes is mogelijk te zien of een collega een bericht heeft ontvangen. Dit betekent niet dat hij direct kan reageren. Spreek af dat WhatsApp voor niet urgente zaken is. Is het wel urgent, dan is bellen waarschijnlijk sneller.

3. Bespreek met elkaar wanneer het gepast is WhatsApp te gebruiken. Ook al hoeft een werknemer niet te reageren, het ontvangen van een werkgerelateerd bericht buiten werktijd zorgt ervoor dat een werknemer ‘aan’ staat. Een bericht van een leidinggevende of collega kan zelfs tot extra werkstress leiden.

4. Houd groepsapps klein. Spreek af dat ze alleen bestaan uit werknemers voor wie de betreffende groep interessant en relevant is. Iedereen in één WhatsAppgroep gooien waarin informatie wordt gedeeld die maar voor een kleine kring relevant is, werkt niet.

5. Verstuur wat in één bericht kan niet in een stortvloed aan versplinterde berichten. Elke notificatie zorgt voor extra afleiding van werknemers.

Verplichting

Er zijn werknemers die om wat voor reden dan ook bezwaar hebben tegen het gebruik van WhatsApp of tegen deelname in een WhatsAppgroep. Als een werknemer weigert om WhatsApp te gebruiken voor onderlinge communicatie met collega’s, kunt u hier waarschijnlijk niet zo veel tegen doen (en misschien wilt u dat ook niet).

Maar een goede vastlegging van duidelijke afspraken, bijvoorbeeld in een personeelshandboek, zorgt wel dat eventuele drempels voor deelname aan een WhatsAppgroep kunnen verdwijnen of op z’n minst een heel stuk lager worden.

U kunt ook vastleggen waar werknemers terechtkunnen als een collega zich grensoverschrijdend gedraagt in de groepsapp. Lees ook eens het verdiepingsartikel WhatsApp in het arbeidsrecht: naast gemak ook onzekerheid.