Formeel gezien mag een OR de OR-verkiezingen niet zomaar uitstellen. Zelfs niet als de OR iedereen – dus ook de vakbonden die recht hebben op kandidaatstelling – daarvan op de hoogte stelt. Het blijft immers ook dan een probleem dat de ‘oude’ OR zijn zittingsperiode overschrijdt. En dat is in strijd met de afspraken uit het OR-reglement, waarin de zittingstermijn is opgenomen.
Als de OR met een beperkt uitstel – van enkele weken – wel extra kandidaten denkt binnen te krijgen, veroorzaakt dat natuurlijk niet gelijk een probleem. Overweegt de OR om de OR-verkiezingen uit te stellen, dan is het wel belangrijk dat de raad weet hoe lang het uitstel zal zijn. Die termijn is sterk afhankelijk van de redenen waarom zich geen kandidaten aandienen. Ook is het belangrijk dat de OR hierin zorgvuldig te werk gaat en dat doet in overleg met de bestuurder.
De OR moet ook vaststellen hoe het komt dat de verkiezing niet van de grond komt. In sommige organisaties zijn er onderliggende problemen die de OR niet in enkele weken de wereld uit helpt. Leidinggevenden blokkeren bijvoorbeeld kandidaatstelling of potentiële OR-leden zijn bang elke kans op promotie te verspelen. Het kan ook zijn dat de OR onvoldoende zichtbaar is voor de werknemers in de organisatie of standpunten inneemt waarin de achterban zich niet kan vinden. Zijn dit soort redenen de oorzaak van het gebrek aan kandidaten, dan heeft het verlengen van kandidaatstelling niet heel veel zin.
Er zijn ook redenen waarbij het wél zin heeft om de OR-verkiezingen uit te stellen (video). Bijvoorbeeld omdat de OR simpelweg te weinig tijd heeft gehad om potentiële kandidaten op een actieve manier te werven. Het kan ook zijn dat werknemers onvoldoende beeld hebben van het OR-werk in de organisatie. Vaak kan de OR daar met weinig moeite en op korte termijn alsnog verandering in brengen. Met een goede planning en onderlinge taakverdeling, kan de OR in enkele weken kandidaten actief benaderen én informeren over het OR-werk. Een combinatie van een persoonlijke benadering van individuele werknemers, en een algemene benadering via informatiebijeenkomsten en bijvoorbeeld flyers of e-mails werk vaak het best om zo snel mogelijk zoveel mogelijk werknemers te bereiken en informeren.
Een persoonlijke benadering is het meest effectief: veel werknemers beschouwen het als een compliment als de OR hen vraagt om lid te worden van de OR. Geef de kandidaten wat bedenktijd en de mogelijkheid om nog vragen te stellen, zodat ze hun keuze goed kunnen overwegen. Met wat overtuigingskracht en geluk komen er zo wat aanmeldingen binnen en kan de OR de zittingstermijn afsluiten met een succesvolle OR-verkiezing. Heeft de OR zich afwachtend opgesteld in de hoop dat kandidaten zich vanzelf zouden aanmelden, dan is het dus hoog tijd om in actie te komen.