Een HR-systeem kan de HR-processen in een organisatie verbeteren en het werk eenvoudiger maken. Op de markt van HR-softwaresystemen is er veel te kiezen. HR Rendement liet een groot aantal aanbieders van HR-systemen vergelijken op functionaliteiten.
HR-systemen zijn in verschillende varianten te onderscheiden. Zelfstandige HR-systemen ondersteunen alle gewenste functies op HR-gebied en geïntegreerde HR- en salarissystemen ondersteunen zowel de HR- als de salarisadministratie. Daarnaast zijn er HR-systemen die zich richten op specifieke functies, zoals personeelsplanning en zelfroosteren.
Het gros van de HR-softwaresystemen in de marktanalyse van HR Rendement (tool) bevat een functionaliteit voor de salarisadministratie. Daarnaast zijn er veel functionaliteiten die nuttig zijn voor actuele thema’s als de arbeidsmarktkrapte en het hoge ziekteverzuim, zoals:
Ook duurzaamheidsregistraties worden steeds belangrijker. Zo moeten organisaties met 100 werknemers of meer waarschijnlijk vanaf 1 juli 2023 jaarlijks rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer. Kleinere organisaties kunnen dit natuurlijk ook bijhouden. Een functionaliteit als een kilometerregistratie is hierbij nuttig.
Bij de keuze voor een HR-systeem is uiteraard belangrijk door wie en waarvoor het wordt gebruikt. Zo zijn steeds meer softwaresystemen niet alleen ingespeeld op online toegang voor HR-professionals, maar kunnen werknemers vaak ook (via een webbrowser of app) zelf online handelingen uitvoeren, zoals het doorgeven van een adreswijziging of het aanvragen van verlof.
Om onnodige kosten te vermijden, doen werkgevers er goed aan om vóór aanschaf van een HR-systeem na te gaan welke functionaliteiten echt nuttig zijn en of deze ook daadwerkelijk matchen met de verwachtingen. Het komt regelmatig voor dat organisaties een beperkt deel van de software gebruiken, terwijl zij wel voor álle functies betalen. Zo is een geïntegreerde salaris- en HR-toepassing niet altijd nodig als een werkgever de salarisadministratie bijvoorbeeld uitbesteedt en de HR-activiteiten in eigen beheer heeft. Een aparte HR-toepassing ligt dan meer voor de hand.