Langere bewaarplicht voor ESF-administratie

Heeft u ooit subsidie aangevraagd en ontvangen vanuit het Europees Sociaal Fonds (ESF), dan geldt voor de administratie een bewaarplicht. Er waren echter fouten geslopen in de tekst van de subsidieregelingen. Onlangs heeft Agentschap SZW – dat de subsidieaanvragen verwerkt – laten weten dat de bewaarplicht voor drie subsidieregelingen is gecorrigeerd. Dit betekent dat u de ESF-administratie langer moet bewaren dan eerder werd aangegeven.

4 juli 2013 | Door redactie

De verlenging van de bewaartermijn voor ESF-subsidies is gepubliceerd op overheid.nl. De bewaartermijn is verlengd voor de volgende subsidieregelingen:

  • ESF-3: subsidie die kon worden aangevraagd om de inzetbaarheid van werknemers te verbeteren door middel van bijscholing, outplacement of sectoroverstijgende scholing. Hiervoor geldt dat u de administratie tot 2024 moet bewaren in plaats van tot 2021.
  • ESF-EQUAL 2004: subsidie die kon worden aangevraagd om onder meer (her)intredemogelijkheden op de arbeidsmarkt te bevorderen en discriminatie tegen te gaan. Hiervoor geldt dat u de administratie tot 2017 moet bewaren in plaats van tot 2014.
  • ESF 2007-2013: subsidie die vooral bestemd is voor werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals langdurig werklozen en schoolverlaters. Hiervoor geldt dat u de administratie tot 1 april 2016 moet bewaren in plaats van tot 2014.

Tegemoetkoming in kosten voor langere bewaartermijn

Door de verlenging van de bewaarplicht moet u de projectadministratie voor ESF-subsidies langer bewaren. Alleen aanvragers van de ESF-3-subsidie komen in aanmerking voor een tegemoetkoming in de kosten voor het langer bewaren van de ESF-administratie. U kunt deze tegemoetkoming tot en met 30 september 2013 (17.00 uur) aanvragen via het Aanvraagformulier tegemoetkoming verlenging bewaartermijn Subsidieregeling ESF-3. U hoort dan binnen 13 weken of u in aanmerking komt voor de tegemoetkoming.

Tegemoetkoming voor archiveren en informeren

De tegemoetkoming bedraagt € 6 per € 20.000 aan vastgestelde subsidie. Dit bedrag is gebaseerd op een schatting van het aantal te archiveren documenten en het daarmee corresponderende aantal strekkende meters archief. Ook weegt de overheid de lasten mee die u mogelijk heeft doordat u afzonderlijke uitvoerders van projecten moet informeren en instrueren over de langere bewaarplicht. De tegemoetkoming voor deze lasten is op € 50 per project vastgesteld.