De Belastingdienst maakte onlangs het standpunt van de Kennisgroep loonheffing openbaar dat gaat over de gevolgen voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding als werknemers (betaald) ouderschapsverlof opnemen. Meer concreet gaat het over het begrip ‘in de regel’ dat van belang is voor de vaste reiskostenvergoeding.
Een werkgever kan een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding geven aan een werknemer op basis van 214 dagen (per kalenderjaar) als die op ten minste 128 dagen (per kalenderjaar) naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. De vaste reiskostenvergoeding die uitgaat van 214 werkdagen, moet worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen of een dag per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Als het arbeidspatroon incidenteel anders is (bijvoorbeeld bij een cursus of vakantiedag) hoeft de vaste kostenvergoeding niet te worden aangepast. Maar als er een langdurige wijziging van het arbeidspatroon is, moet de werkgever de vaste kostenvergoeding wel aanpassen. Daarvoor is de vraag van belang wanneer geen sprake meer is van 'in de regel'.
De Kennisgroep loonheffing van de Belastingdienst heeft hieraan een concrete invulling gegeven: een werknemer reist níét meer ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan twee maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. Deze beoordeling vindt per aanleiding plaats en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is er sprake van een nieuwe aanleiding. Dit staat in het onlangs gepubliceerde standpunt van de Kennisgroep loonheffing.
Hoe zit het dan met (betaald) ouderschapsverlof? De kennisgroep geeft aan dat de werkgever dit als één aanleiding moet zien, behalve als de werknemer het verlof verdeelt over twee kalenderjaren. Dan is er een nieuwe aanleiding. Stel dat een werknemer vijf dagen per week werkt, 52 weken per jaar (260 werkdagen). Hij neemt negen aaneengesloten weken (45 dagen) betaald ouderschapsverlof op dat start op 1 juli 2023. In dat geval reist de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werkgever moet het aantal reisdagen van de werknemer tijdens het verlof op 0/5 stellen en kan geen onbelaste vaste reiskostenvergoeding meer geven.
Stel dat een voltijds werknemer 52 weken per jaar (260 dagen) werkt. De werknemer nam vanaf december 2022 een jaar lang één dag per week ouderschapsverlof op (52 dagen) en gaf dit van tevoren door aan de werkgever. In het jaar 2022 reisde de werknemer nog steeds ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden, omdat hij vier weken één dag per week ouderschapsverlof opnam. Dit leidde niet tot een aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding. Maar in 2023 reist hij niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden, omdat hij 48 weken één dag per week ouderschapsverlof opneemt. De werkgever moet voor die periode de grondslag voor de vaste reiskostenvergoeding aanpassen naar 4/5.