Werkgevers mogen verzuimgegevens van werknemers verwerken en opslaan, maar voor medische gegevens is dit verboden. Dit laat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op haar website weten.
Omdat de AP regelmatig vragen ontvangt over de verwerking van medische gegevens in verzuimsystemen, heeft de instantie ter verduidelijking de regels op een rijtje gezet. Het uitgangspunt is dat de werkgever vanwege privacybescherming geen toegang mag hebben tot informatie over de gezondheid van werknemers. Dit betekent dat een werkgever niet kan verlangen van bedrijfsartsen en arbodiensten dat zij medische gegevens opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf beheert. Bij extern beheer van het systeem is dit wel mogelijk, omdat de werkgever dan geen toegang heeft tot de medische gegevens.
Als het verzuimsysteem extern beheerd wordt, maar wel door de werkgever gekozen is, moet die ervoor zorgen dat de bedrijfsarts of arbodienst een bewerkersovereenkomst kan aangaan met de externe beheerder van de medische dossiers. Ook moet de werkgever regelen dat werknemers de contactgegevens van de arbodienstverlener ontvangen als zij hun medische dossier willen inzien. De arbodienstverlener is verantwoordelijk voor de medische informatie.
De werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking van informatie over ziekmeldingen en de door de bedrijfsarts vastgestelde beperkingen en mogelijkheden van werknemers. Bij gebruik van een extern verzuimsysteem moet de werkgever een bewerkersovereenkomst aangaan met de externe beheerder. Meer informatie over het opslaan van informatie in verzuimsystemen, vindt u bij de vraag en antwoorden onder het kopje ‘Verzuimsystemen’ op autoriteitpersoonsgegevens.nl.